هل تخطط لتحويل رؤيتك إلى حقيقة؟ وما هي أفضل طريقة لتجنب التحديات والمشاكل خلال هذه الرحلة؟ الإجابة هي خطة عمل قوية.
لقد حددنا لك خطوات لشرح كيفية كتابة خطة عمل. بمجرد التعرف عليها، امض قدمًا واستخدم النماذج القابلة للتحرير لبدء التخطيط على الفور.
ما هي خطة العمل؟
في إدارة المشروع ، خطة العمل هي وثيقة تسرد خطوات العمل اللازمة لتحقيق أهداف المشروع وغاياته. لذلك ، توضح خطة العمل الموارد التي ستحتاج إليها للوصول إلى تلك الأهداف ، وتضع جدولًا زمنيًا للمهام أو عناصر العمل وتحدد أعضاء الفريق الذين تحتاجهم للقيام بكل ذلك. سنحدد أهداف المشروع وأهدافه وعناصر العمل وخطوات العمل الواردة لاحقًا في هذا الدليل.
الغرض من خطة العمل هو توضيح الموارد المطلوبة للوصول إلى الهدف وصياغة جدول زمني عندما يلزم إكمال مهام محددة.
خطة العمل توثق تنفيذ خطة المشروع. أي أنها قائمة مفصلة بالعمل الذي يجب القيام به لإكمال أهداف المشروع ، بما في ذلك خطوات العمل التي ينطوي عليها الانتقال من بداية المشروع إلى النهاية. تشبه خطة العمل خطة تنفيذ المشروع وهي مفيدة جدًا أثناء تخطيط المشروع ومراحل تنفيذه.
لا يقتصر الأمر على تحديد خطوات العمل والجدول الزمني فحسب ، بل ستحدد أيضًا الأشخاص الذين تجمعهم لفريق مشروعك للعمل على هذه المهام.
ما الذي تتضمنه نموذج خطة عمل مشروع؟
يتطلب إنشاء خطة عمل فهماً شاملاً للهدف، فضلاً عن الاستراتيجيات اللازمة للوصول إليه. من المهم استشارة جميع أصحاب المصلحة قبل إنشاء خطة عمل بحيث تلبي احتياجاتهم بشكل مناسب.
يمكن أن تتضمن خطة العمل المواعيد النهائية والموارد اللازمة لإكمال المهام والموظفين الرئيسيين المسؤولين عن التنفيذ. يجب أن تحدد خطة العمل بوضوح من يتولى كل مهمة، ومتى يجب إكمال المهام وكيف سيتم قياسها لتحديد النجاح.
خطة العمل مقابل خطة المشروع
تختلف خطة العمل عن خطة إدارة المشروع من حيث أنها تستخدم غالبًا للمشاريع الصغيرة والبسيطة ، في حين أن المشاريع المعقدة أو طويلة الأجل مع قائمة واسعة من أصحاب المصلحة والمتطلبات القابلة للتسليم تتبع عادةً عملية تخطيط مشروع أكثر شمولاً.
خطة العمل مقابل قائمة المهام
تحدد قائمة المهام المهام التي يجب إكمالها خلال فترة محددة – غالبًا خلال اليوم. إنها أداة تنظيم مفيدة، ويقوم العديد من الأشخاص بإنشاء قوائم مهام لتجنب مطاردة رسائل البريد الإلكتروني أو المذكرات أو الملاحظات اللاصقة للبقاء على اطلاع دائم.
بينما تتبع خطة العمل خطوات محددة، تؤدي جميعها إلى تحقيق هدف رئيسي واحد، بينما تحتوي قوائم المهام على جميع المهام التي يجب إكمالها خلال فترة معينة، بغض النظر عن الأهمية وما إذا كانت جميع المهام تشير إلى نفس الهدف أم لا.
مكونات خطة العمل تشمل:
- وصف واضح المعالم للهدف المراد تحقيقه.
- المهام / الخطوات التي يجب القيام بها للوصول إلى الهدف.
- الأشخاص الذين سيكونون مسؤولين عن تنفيذ كل مهمة.
- متى سيتم الانتهاء من هذه المهام (المواعيد النهائية والمعالم).
- الموارد اللازمة لإكمال المهام.
- تدابير لتقييم التقدم.
إن الشيء الرائع في إدراج كل شيء في مكان واحد هو أنه يجعل من السهل تتبع التقدم والتخطيط الفعال للأشياء.
خطة العمل ليست شيئًا ثابتًا. مع نمو مؤسستك وتغير الظروف المحيطة ، سوف يتعين عليك إعادة النظر وإجراء التعديلات لتلبية أحدث الاحتياجات.
خطوات خطة العمل
ماذا يحدث بعد وضع نموذج خطة العمل؟
بمجرد إنشائها ، يجب مراقبة خطط العمل عن كثب لضمان تلبية الأهداف في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية.
قم بإجراء مراجعات منتظمة لتقييم الإنجازات وإجراء أي تعديلات ضرورية على خطة العمل لضمان بقاء الفريق على المسار الصحيح لتحقيق أهداف المشروع. قم بتقييم أداء خطة العمل بانتظام للتأكد من تحقيق الأهداف.
إذا كانت خطة العمل لا تلبي التوقعات، فقد تحتاج إلى المراجعة أو إعادة التقييم للوصول إلى النتيجة المرجوة.
من المهم أن تتذكر أن خطط العمل يمكن أن تتغير حسب الحاجة، ولكن يجب أن تركز دائمًا على الهدف المطروح. طالما أن خطة العمل لا تزال محدثة ودقيقة، يمكن أن تكون بمثابة مصدر كبير للتوجيه لكل من مديري المشروع وأصحاب المصلحة.
كيف تكتب نموذج خطة عمل مشروع في 10 خطوات
لقد حددت الآن خطوات العمل والموارد اللازمة للوصول إلى أهداف مشروعك المحددة. من خلال جمع كل هذا في مستند إدارة مشروع واحد، يمكنك التخطيط بنجاح أكبر لكيفية تنفيذ خطة مشروعك.
قد تبدو خطط العمل شاقة في البداية، ولكن مع دراسة متأنية يمكنك إنشاؤها بسهولة باتباع أفضل الممارسات الموضحة أدناه.
- تحديد أهداف مشروعك: تشير أهداف المشروع إلى الأهداف عالية المستوى التي سوف يحققها المشروع. تتوافق هذه بشكل عام مع التخطيط الاستراتيجي وأهداف الأعمال للمؤسسات.
- تحديد خطوات العمل: خطوات العمل عبارة عن مجموعة من المهام ذات الصلة التي يجب تنفيذها لإنتاج مخرجات المشروع.
- تحديد وترتيب أولويات بنود العمل: عناصر العمل هي مهام فردية صغيرة تشكل خطوات العمل. أولاً، تحتاج إلى تحديد تبعيات المهام، ثم تعيين مستوى الأولوية لكل مهمة بحيث يتم تنفيذها بالتتابع.
- تخصيص الموظفين الرئيسيين المسؤولين عن خطوات العمل: كلف الأفراد بخطوات العمل لكل خطوة ليتم إكمالها بشكل صحيح. تزويد الموظفين الرئيسيين بالأدوات التي يحتاجونها لإكمال خطوات العمل وضمان النجاح الشامل.
- تحديد الأدوار والمسؤوليات: الآن بعد أن قسمت العمل المطلوب إلى مهام، ستحتاج إلى تعيينها لأعضاء فريق المشروع وتحديد أدوارهم ومسؤولياتهم.
- تخصيص الموارد: يساعدك تحديد خطوات العمل وعناصره على فهم الموارد اللازمة لكل مهمة وتخصيصها وفقًا لذلك.
- تحديد جدول زمني لخطة العمل الخاصة بك: بصفتك مدير مشروع، ستحتاج إلى بذل قصارى جهدك بتقدير المدة التي تستغرقها لإكمال عناصر العمل وخطوات الإجراء. بمجرد القيام بذلك، سيكون لديك جدول زمني.
- اكتب نموذج خطة العمل: قم بإنشاء أو استخدام نموذج خطة عمل بسيط لتجميع المهام والمواعيد النهائية والتعيينات. هذا هو المكان الذي يتم فيه وضع كل ما يتعلق بالمهمة في خطة عمل مشروع ، بحيث يكون لديك مكان لكل هذه المعلومات المهمة.
- استخدم أداة إدارة المشروع (تطبيق تاسكد ان لإدارة المهام): استخدم أداة إدارة المشروع لإبقائه في مهمة. يحتوي تطبيق تاسكد ان على ميزات تخطيط المشروع التي تساعدك على مراقبة تقدم المشروع وأدائه وإعداد تقرير عنه. احصل على عرض عالي المستوى لخطة العمل من خلال لوحات المعلومات المباشرة الخاصة بتطبيق تاسكد ان.
إنه جاهز للاستخدام في اللحظة التي تفتح فيها أدوات تخطيط المشروع الخاصة بنا. أكثر من ذلك ، نقوم بحساب المقاييس المختلفة ، مثل تباين المشروع وعبء العمل والمزيد. يتم عرضها في مخططات ورسوم بيانية سهلة القراءة. شاركها مع أصحاب المصلحة لإعطائهم تحديثات حول خطوات العمل وقتما يريدون.
- قم بمراجعة التقدم بشكل روتيني وتعديلها حسب الحاجة: أخيرًا ، قم بإجراء مراجعات الأداء بانتظام لمراقبة التقدم وإجراء أي تعديلات ضرورية على خطة العمل. يساعد هذا في ضمان تحقيق الأهداف في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية.
يمكن أن تساعدك هذه الخطوات في إنشاء نموذج خطة عمل تلبي أهداف وغايات مشروعك ، بينما تظل قابلة للإدارة وواقعية. يمكن أن تكون خطة العمل بمثابة أداة قيمة لمديري المشروع وأصحاب المصلحة على حد سواء ، مما يضمن إكمال أي مشروع بنجاح.
كيف تكتب خطة عمل ناجحة Action plan ؟
بمجرد أن يكون لديك خطة عمل ، كيف تعمل معها لتشغيل مشروع ناجح؟ فيما يلي بعض النصائح للمساعدة في تنفيذ خطة العمل الخاصة بك:
- ركز على الأولويات وما هو مستحق الآن عند تحديد خطوات العمل وتحديد الجدول الزمني لخطة العمل الخاصة بك
- علامة أكملت خطوات العمل كاملة
- اطلب من أعضاء فريقك العمل على منصة واحدة لإدارة المشروع
- إعداد التنبيهات
- مناقشة المهام المعلقة أو الأخيرة
نصائح لتنفيذ خطة العمل الخاصة بك
حتى يتم تنفيذ خطة عمل ذكية بأكبر قدر ممكن من الكفاءة، ضع في اعتبارك أفضل الممارسات التالية.
نصيحة 1: استخدم أداة إدارة المهام
يساعدك تطبيق تاسكد ان لإدارة المهام والمشاريع على إتمام مهامك بالترتيب حسب الأهمية. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك تطبيق تاسكد ان معرفة المعلومات الأساسية بسهولة، مثل:
كيف تقوم بالمهام أو الإجراءات الموصوفة حتى الآن.
كيف يسير المشروع بشكل عام.
النصيحة 2: اختر ما يناسبك
ليس عليك دائمًا أن تبدأ من الصفر. توفر العديد من أدوات تخطيط المشروع نماذج مختلفة لـ خطط العمل يمكنك استخدامها خارج الصندوق.
النصيحة 3: قم بإعداد التنبيهات في الوقت الفعلي
قم بإنشاء تنبيهات لإعلام أعضاء الفريق بالمهام القادمة أو المهام التي تمت إضافتها أو تغييرها أو الأحداث الرئيسية التي تشير إلى اكتمال الأحداث الرئيسية.
النصيحة 4: ناقش المهام المتأخرة أو المعلقة
كشف السبب الجذري للمهام المتأخرة من خلال مناقشة الأشخاص المسؤولين من خلال المحادثات التي يوفرها تطبيق تاسكد ان. في بعض الأحيان، تشكل التحديات والعوائق مشكلة، مثل المستند الضروري الذي لا يزال في انتظار الموافقة. في كثير من الأحيان، يحتاج أعضاء الفريق إلى المساعدة.
7 خطوات لإنشاء نموذج خطة عمل لاستراتيجية عملك
خطة العمل هي الناتج الأساسي للتخطيط الاستراتيجي ويجب أن توضح خطوات واضحة وملموسة للوصول إلى أهدافك.
تمر العديد من الشركات بالتخطيط الاستراتيجي فقط لتشعر أنها أهدرت وقتها وأموالها، ولم تؤد العملية إلى أي تغيير أو حلول مهمة.
يمكن أن ينحرف التخطيط لأسباب عديدة، ولكن أحد أكثرها شيوعًا هو خطة العمل سيئة التصميم أو المنفذة. هذه الأداة – الناتج الأساسي للتخطيط الاستراتيجي – تقدم أحيانًا اقتراحات غامضة أو أهدافًا سامية بدون خطوات واضحة لتحقيقها. قد تكون المبادرات أيضًا غير واقعية ويتم تطويرها دون استشارة الفريق أو دعمها.
يقول نيرون دريبول ، كبير مستشاري الأعمال في خدمات BDC الاستشارية الذي يقدم المشورة للشركات بشأن التخطيط الاستراتيجي: “إن خطة العمل هي جوهر الخطة الإستراتيجية”.
“يجب أن تقدم إجراءات تكتيكية محددة تحقق الأهداف الإستراتيجية للشركة. تقدم بعض الخطط الإستراتيجية توصيات عالية المستوى فقط بدون خطوات ملموسة. يحتاج رائد الأعمال إلى معرفة بالضبط ما يجب فعله بعد ذلك ، بمجرد اكتمال الخطة “.
يقدم لك تطبيق تاسكد ان سبع نصائح لإنشاء خطة عمل ناجحة.
- قم بإشراك فريقك في وقت مبكر
ستؤدي مشاركة فريقك إلى وضع خطة العمل أو كسرها. يجب أن يتم إشراكهم من البداية أثناء تطوير خطة العمل والعناصر الأخرى للخطة الإستراتيجية.
يجب على المديرين المشاركين في التخطيط الاستراتيجي تبادل الأفكار مع فرقهم حول المشاريع والخطوات المحددة التي يجب تضمينها في خطة العمل وكيفية تنفيذها. تكمن الفكرة في أخذ العديد من الأفكار العظيمة ، وتصفيتها لاختيار الأفكار المهمة ، وإنشاء قائمة مختصرة للدراسة بالتفصيل ، ثم التركيز على بعض الإجراءات الرئيسية ذات الإمكانات الأكبر لمساعدة الشركة على تحقيق أهدافها الاستراتيجية والوضع المستقبلي المنشود.
- اذكر تفاصيل محددة لكل إجراء
عادة ما يتم تقديم خطة العمل جدول بيانات من صفحة واحدة يسرد المبادرات حسب الوظيفة. يمكن أن تكون الإجراءات عبارة عن مشاريع بسيطة لمرة واحدة (على سبيل المثال ، تعيين شخص جديد) ، أو إجراءات قابلة للتكرار (على سبيل المثال ، بدء مراجعات شهرية للتكاليف الفعلية مقابل التكاليف المقدرة) أو مشروع أكبر (على سبيل المثال ، تحويل موقع الويب إلى موقع تجارة إلكترونية).
لكل إجراء، يسرد جدول البيانات مؤشر أداء رئيسي ، وأسماء المسؤولين عن المبادرة أو المشاركين فيها ، والجدول الزمني للتنفيذ. قد يحدد جدول البيانات أيضًا أولوية للمبادرة (منخفضة أو متوسطة أو عالية).
تظهر أوصاف أكثر تفصيلاً للإجراءات عادة في مكان آخر في الخطة الإستراتيجية. خطة العمل عبارة عن ملخص سهل القراءة لهذه المبادرات ، ويمكن لفريقك استخدامه كمرجع سريع ، وكذلك لتتبع التقدم.
- تضمين جدول زمني
تغطي خطط العمل بشكل عام 12 شهرًا. لكل مبادرة ، يتضمن جدول البيانات عمودًا لكل شهر لسرد ما يجب القيام به على مدار العام. يتم تضمين أعمدة إضافية لكل ربع من السنوات المتبقية من الخطة الإستراتيجية (تغطي الخطط الإستراتيجية بشكل عام سنتين إلى ثلاث سنوات في المجموع).
- تعيين الموارد
لم تنجح العديد من خطط العمل لأنها لا تخصص الموارد البشرية والمالية المناسبة لاستكمال المبادرات. تأكد من تخصيص الوقت الكافي والدعم والتدريب والميزانيات.
يجب أن تكون خطة العمل واضحة بشأن مسؤوليات الموظف لكل مبادرة. يمكن أن يأخذ هذا شكل مصفوفة RASCI:
- المسؤول – من يقوم بالعمل.
- مسؤول – من يشرف على الإجراء ، وعادة ما يكون رئيس الفريق (“R” و “A” يمكن أن يكونا نفس الشخص ، خاصة في شركة أصغر).
- الدعم – من يقدم الدعم.
- استشاري – من ينبغي استشارته أثناء التنفيذ. على سبيل المثال ، قد يحتاج المدير المالي إلى تقديم معلومات مالية.
- مطلع – من يجب إبلاغه بالتقدم أو القرارات ، مثل شخص كبير أو رئيس قسم متأثر.
- إنشاء عملية متابعة وقياس
يجب أن تحدد خطة العمل تدابير تتبع التنفيذ. يمكن أن تكون هذه معالم (مثل إكمال مهمة) أو مقاييس قابلة للقياس (مثل الإيرادات أو الهامش أو الحصة السوقية).
أيضًا ، قرر كيف ستتابع خطة العمل لضمان تنفيذ الخطوات. يمكن أن يشمل ذلك التقارير الداخلية والاجتماعات المنتظمة لمناقشة التقدم المحرز. غالبًا ما تُعقد الاجتماعات شهريًا ، مع مراجعة أعمق كل ربع سنة. تساعدك الاجتماعات على التعرف على الموظفين ومكافأتهم على النجاحات ، وتحديد المكان الذي تخلفت فيه ودراسة الأسباب حتى تتمكن من اتخاذ الإجراءات التصحيحية.
- توصيل الخطة
تأكد من أن جميع الموظفين على دراية بخطة العمل ودورهم في تنفيذها. اشرح فوائدها للموظفين والمنظمة.
- حافظ على الخطة حية
إن خطة العمل ليست مكتوبة على حجر. يجب أن تكون رشيقًا ومرنًا ومستجيبًا للقضايا التي تنشأ في التنفيذ والتغيرات في المناظر الطبيعية الخارجية والداخلية. قد تحتاج إلى مراجعة الإجراءات أو الأولويات أو حتى أهدافك الأكبر. اطلب بانتظام تعليقات من فريقك.
لماذا تحتاج إلى خطة عمل؟
في بعض الأحيان، لا تقضي الشركات الكثير من الوقت في تطوير خطة عمل قبل المبادرة، مما يؤدي في معظم الحالات إلى الفشل. إذا لم تكن قد سمعت ، فإن “الفشل في التخطيط يخطط للفشل” قال بنيامين فرانكلين مرة واحدة من المفترض.
يساعد التخطيط على الاستعداد للعقبات المستقبلية والبقاء على المسار الصحيح. ومع وجود خطة عمل فعالة، يمكنك زيادة إنتاجيتك والحفاظ على تركيزك.
فيما يلي بعض فوائد خطة العمل التي يجب أن تعرفها:
- يعطيك اتجاه واضح. نظرًا لأن خطة العمل تسلط الضوء على الخطوات التي يجب اتخاذها بالضبط ومتى يجب إكمالها ، ستعرف بالضبط ما عليك القيام به.
- سيمنحك تدوين أهدافك وتخطيطها في خطوات سببًا للبقاء متحفزًا وملتزمًا طوال المشروع.
- باستخدام خطة العمل ، يمكنك تتبع تقدمك نحو هدفك.
- نظرًا لأنك تقوم بإدراج جميع الخطوات التي تحتاج إلى إكمالها في خطة العمل الخاصة بك ، فسوف يساعدك ذلك في تحديد أولويات مهامك بناءً على الجهد والتأثير.
المصادر:
