خطوات أساسية لتحسين الأداء الوظيفي ورفع إنتاجية مؤسستك
يمكن للموظفين ذوي الأداء العالي والمشاركين أن يأخذوا مؤسستك إلى آفاق جديدة. لكن أداء الموظف ليس طلبًا يمكنك رفعه أو خفضه حسب الرغبة. تحدد العديد من العوامل مدى إنتاجية موظفيك ، وهي تختلف من منصب إلى آخر أو حتى من فرد إلى آخر. هذا يجعل قياس أداء الموظف ، ناهيك عن تحسينه ، تحديًا حقيقيًا – ولكن يمكنك التغلب عليه بالنصائح أدناه.
كيف تقيس الأداء الوظيفي لفريق عملك؟
يعد قياس أداء الموظف أمرًا صعبًا ولكنه ممكن. يمكن أن يكون النظر إلى المقاييس الواضحة مثل المبيعات التي تم إجراؤها أو عدد مشكلات تكنولوجيا المعلومات التي تم حلها مفيدًا في بعض الحالات. لكنها لن تعطيك الصورة الكاملة لإنتاجية الموظف، وتفتقر بعض الوظائف إلى أي ناتج ملموس يمكن قياسه. لحسن الحظ ، هناك بعض المعايير المفيدة التي تنطبق على عمل معظم الموظفين.
الكفاءة مثال جيد. إن تتبع الوقت الذي يستغرقه الموظفون لإكمال المهام كل أسبوع أو شهر سيكشف عن الاتجاهات ومجالات التحسين المستمرة الهامة. بالطبع ، القدرة على إنهاء مشروع ضخم في فترة زمنية قصيرة لا تعني شيئًا إذا كانت جودة العمل رديئة. فكر في مقياس متدرج يمكنك استخدامه لقياس عمل الموظف من حيث القيمة التي يجلبها للشركة ، أو ابتكر طريقة أخرى لتتبع الجودة جنبًا إلى جنب مع الكفاءة.
مقياس موضوعي آخر هو مستويات مشاركة الموظفين. من المرجح أن يدفع أعضاء الفريق المندمجون أنفسهم من خلال تجربة أشياء جديدة أو بذل جهد إضافي يتجاوز مهامهم اليومية. يقول واحد وسبعون بالمائة من المديرين التنفيذيين أن مشاركة الموظفين جزء مهم جدًا من النجاح التنظيمي الشامل.
إذا كان لديك نظام أساسي لمشاركة الموظفين، فقم بتدريب المديرين على فحص البيانات الكامنة وراء المشاركة من استطلاعات مشاركة الموظفين المتكررة. إذا لم يروا اتجاهات إيجابية في دوافع المشاركة، مثل الاعتراف والتواصل داخل الفرق، فإن حل المشاركة يجعل من السهل الانتقال من التحليل إلى بناء خطة عمل تعاونية يقف وراءها الفريق بأكمله.
عند تحديد المقاييس الرئيسية ، ضع في اعتبارك أن تقييم إنتاجية الموظف هو طريق ذو اتجاهين. إن التعيين الأحادي للمقاييس التي لا يعتقد الموظفون أنها ذات قيمة أو دقيقة لن يدفعهم إلى القيام بعملهم على أكمل وجه. احصل على دعم متبادل لضمان تحفيز الموظف للعمل من أجل تحقيق أهدافه. وبغض النظر عن المقاييس التي يختارها الموظف ومديرهم ، فإن التواصل الدقيق حول كيفية قياس نجاح الموظف وموعده أمر لا بد منه. من الواضح أن وضع التوقعات يجعل الجميع على دراية واحدة ويضمن عدم وجود مفاجآت أثناء وقت التقييم.
دور تطبيق تاسكد ان لتحسين الأداء الوظيفي ورفع إنتاجية مؤسستك
- باستخدام تطبيق تاسكد إن تستطيع إدارة كافة أعمالك من خلاله، لك عن طريق إنشاء المهام ومتابعة تنفيذها عن بُعد دون الحاجة إلى الإجتماع بأفراد فريق العمل.
- جميع المهام يمكن أن تتم بسهولة من خلال التطبيق، بالإضافة إلى إمكانية إرفاق كل التفاصيل الخاصة بالمهمة والملاحظات الأساسية سواء كانت في شكل ملفات- صور- فيديوهات.. وذلك لضمان تنفيذها بأفضل جودة.
- باستخدام تطبيق تاسكد إن لإدارة الأعمال، تستطيع تحديد الوقت المناسب للبدء في تنفيذ المهمة والوقت اللازم للانتهاء منها.أيضا باستطاعتك اختيار من سيٌشرف على تنفيذ المهمة لضمان إتمامها بالدقة المطلوبة.
- يستطيع المدير إعادة إرسال (توزيع) المهام بين أفراد فريقه بضغط واحدة، وفي حالة وصول مهمة لأحد أفراد فريقه من إدارات أخرى يستطيع المدير الاختيار بين قبول المهمة أو رفضها (مع توضيح سبب الرفض) أو إعادة إرسالها إلى موظف آخر بكل سهولة للحفاظ على تنظيم وقت الإدارات والموظفين.
- يسمح تطبيق تاسكدان لإدارة الأعمال بتقييم المهام بعد إنجازها لتحري الدقة في تنفيذ المهمة ومتابعة أداء فريق العمل، بالإضافة إلى وجود إمكانية تعديل المهام بسهولة بعد إنشائها دون الحاجة لإلغائها.
4 خطوات لتحسين الأداء الوظيفي وإنتاجيته في العمل
فيما يلي 4 خطوات يمكنك اتخاذها لتعزيز أداء العمل:
- ضع أهدافًا واضحة وواقعية – واجعل الناس ملتزمون بها:
تؤدي الأهداف غير الواقعية إلى إحباط المعنويات حتى للموظفين الأكثر حماسًا، بينما لا يكون تحقيق الأهداف السهلة مؤثرًا ولا يدفع الموظفين إلى الأمام في حياتهم المهنية. حاول تحقيق التوازن. يجب أن تكون الأهداف طموحة ، لكنها قابلة للتحقيق ، ويجب أن تكون هناك طريقة محددة للموظفين لقياس تقدمهم.
عندما يحين الوقت لإجراء التقييمات الربع سنوية أو السنوية، ننصح المديرين بسحب الأهداف التي حددوها مع كل موظف في بداية العام. أوصي بأن يفكر المديرون في أداء الموظف بناءً على مدخلات من أقرانهم الآخرين ورؤساء الأقسام والعملاء. ضع في اعتبارك أي جوائز أو تقدير كبير قد حصل عليه الموظفون أيضًا.
خلال فترات التقييم، وضح أن كل شخص مسؤول عن أدائه. هذا ينطبق بشكل خاص على المديرين. يجب على كبار القادة أن يكونوا مثالاً يحتذى به من خلال طلب التغذية الراجعة بزاوية 360 درجة والتصرف بناءً عليها. يساعد القيام بذلك الموظفين على الشعور بأن آرائهم ذات قيمة أيضًا.
عندما يشعر المديرون أنه لم يتم تحقيق هدف الموظفين، يجب عليهم التحقق من السبب. شجعهم على إبقاء المحادثات إيجابية ومثمرة من خلال تقديم ملاحظات محددة ثم التركيز على كيفية مساعدتهم. يضمن العمل معًا لتطوير خطة عمل أن يتمكن الموظف من الالتزام بها.
يساعدك تطبيق تاسكد ان عن تقييم ألأداء الوظيفي بضغطة واحدة من خلال تقديم تقارير مفصلة لكل موظف
تطبيق تاسكد ان لإدارة الأعمال يقدم للمستخدمين نوعين من التقارير لتقييم تنفيذ المهام وضمان أفضل إنتاجية.
- النوع الأول: التقرير الشخصي حيث يستطيع الموظف متابعة التقارير الخاصة بأدائه على هيئة رسم بياني أو بأرقام تفصيلية، ويضم التقرير الشخصي:
- عدد المهام الموكلة إليه.
- عدد المهام التي تم إنجازها في ميعادها المحدد.
- عدد المهام التي تم إنجازها بعد وقتها المحدد.
- عدد المهام الجديدة الواجب تنفيذها.
- النوع الثاني: التقارير التفصيلية عن أداء كل فرد من فريق العمل والتي يستطيع المدير الاطلاع بضغطة واحدة للتأكد من تنفيذ المهام في أوقاتها المحدد وبالجودة المطلوبة.
- بناء بيئة عمل وثقافة إيجابية
تلعب بيئة العمل دورًا كبيرًا في فعالية موظفيك. بيئة العمل السلبية مثبطة للعزيمة ، وتديم الإرهاق ، وتساهم في معدل دوران مرتفع. على العكس من ذلك ، فإن الإيجابية ، والتقدير ، والعمل الجماعي تحافظ على صحة الموظفين ومستوى الأداء الوظيفي.
77٪ من الموظفين يأخذون بعين الاعتبار بيئة العمل داخل الشركة قبل التقديم ، والشركات ذات الثقافات شديدة التوافق تشهد نموًا أعلى في قيمة المؤسسة بنسبة 30٪ ونموًا أعلى في الأرباح بنسبة 17٪.
لكن بناء ثقافة عالية الأداء يتطلب أكثر من مجرد نشر بيان المهمة أو الرؤية. يتعلق الأمر باختيار قيم الشركة الملهمة ومكافأة الموظفين الذين يعيشون تلك القيم كل يوم. يجب أن تخلق ثقافة مؤسستك بيئة من الأمان النفسي من خلال التأكيد على الحاجة إلى الاحترام المتبادل والثقة الشخصية ودعم صحة الموظفين العقلية والعاطفية والجسدية. يجب أن يشعر الموظفون بالراحة لكونهم على طبيعتهم في مؤسستك. إن الثقافة الشاملة والقوية أمر حيوي بشكل خاص في أوقات الأزمات. يساعد إبقاء الموظفين على اطلاع وإلهام
- التعرف على الموظفين وتحفيزهم
عندما يتم الاعتراف بالناس ومكافأتهم على عمل جيد ، فإنهم يبذلون المزيد من الطاقة والجهد في مهامهم اليومية. المنظمات التي تقيم ثقافة التقدير الخاصة بها بشكل كبير هي أكثر عرضة بمرتين لرؤية مشاركة أفضل للموظفين. ويعتقد 72٪ من المديرين التنفيذيين أن التقدير الممنوح لأصحاب الأداء العالي له تأثير كبير على مشاركة الموظفين.
اختيار الموظف المثالي أمر سهل ويتم بضغطة واحدة مع استخدام تطبيق تاسكد ان لإدارة المهام.
لتحقيق أقصى استفادة من التعرف، تأكد من أنه محدد ومتكرر وفي الوقت المناسب. إن ربط الاعتراف صريحًا بعمل ما يجعل الموظفين أكثر ميلًا لتكرار هذا السلوك في المستقبل. يضيف الاعتراف المتكرر إلى هذا الميل ويزرع الثقة بين الموظفين وأقرانهم والمديرين.
النقاش والتواصل النقدي والاجتماعي كلاهما جزء أساسي من لغز التعرف. لمنح الموظفين خيارًا بشأن كيفية مكافأتهم ، قم بتطبيق نظام المكافآت القائم على النقاط. عندما يتم التعرف على موظف ، فإنه يجمع نقاطًا يمكن استبدالها بأي جائزة في كتالوج المكافآت الخاص بك. يدمج هذا النوع من نظام الاعتراف والمكافآت الاعتراف في الروتين اليومي للموظفين ويمنح الموظفين شعوراً بالاستقلالية حول كيفية تعويضهم عن العمل الشاق.
يمكن أن يكون التواصل الاجتماعي أكثر تأثيرًا من المكافآت: فالشركات التي تستثمر في التواصل الاجتماعي أكثر عرضة بمرتين لتحسين أداء الأداء الوظيفي. تتضمن أمثلة التعرف الاجتماعي الصراخ في تقرير مباشر في اجتماع شامل ، أو كتابة رسالة شكر من أحد الزملاء ، أو الإعلان عن أحد الإنجازات على شبكة الإنترانت الخاصة بشركتك. حث الجميع على المشاركة ، لأن التعرف على الأشخاص من نظير إلى نظير يعزز روح الفريق ، ويمنح الموظفين صوتًا متساويًا ، ويحسن احترام الذات. لتسهيل التعرف الاجتماعي ، استخدم نظامًا أساسيًا للتعرف الذي يتيح للموظفين إظهار التقدير في الأوقات والأماكن التي تناسبهم بشكل أفضل من خلال إمكانات الهاتف المحمول وتجربة مستخدم رائعة.
يمكن للحوافز الكبيرة أن تعزز أداء العمل أيضًا. بالإضافة إلى الحوافز الواضحة مثل المكافآت ، و PTO الإضافي ، والعلاوات ، فكر في المزيد من الخيارات الإبداعية ، مثل التبرع للجمعيات الخيرية بأسماء الموظفين أو منح الموظفين يومًا إجازة كل ثلاثة أشهر للتطوع. يمكن أن يكون الاحتفال بالمعالم الكبيرة من خلال تجارب مثل الحفلات الموسيقية أو الإجازات مدفوعة الأجر محفزًا كبيرًا أيضًا.
- استمع لقوى العمل لديك
من الصعب زيادة إنتاجية الموظف إلى الحد الأقصى دون معرفة ما يعانيه الموظفون وكيف يعتقدون أنه يمكنهم المساهمة بشكل أفضل في شركتك. امنح الموظفين صوتًا من خلال خلق الفرص لهم لمشاركة وجهات نظرهم وأفكارهم ومخاوفهم دون خوف من الانتقام.
تعد استطلاعات الرأي طريقة رائعة لجمع معلومات حول مواضيع معينة ومعرفة كيف تتغير آراء الموظفين بمرور الوقت. إنها قصيرة نسبيًا ويسهل الرد عليها بسرعة ، لذا فهي لا تقاطع سير عمل الموظفين. يمكنك الحصول على نظرة ثاقبة لجميع العوامل التي تساهم في مشاركة الموظفين ، مثل التوافق والاعتراف والمزيد. تأكد أيضًا من ترك مساحة للأسئلة المفتوحة. يمكن أن يؤدي السماح للموظفين بإعطاء ملاحظات ذات شكل حر إلى استخلاص الردود الأكثر ثاقبة.
يمكنك ايضاً التعرف على:-
اهم مهارات ادارة الاعمال من خلال مقال ادارة الاعمال
5 مهارات لـ ادارة الوقت تعلّمها في دقائق من خلال مقال ادارة الوقت
ابسط الطرق لإدارة الموارد البشرية في شركتك من خلال مقال ادارة الموارد البشرية
https://www.replicon.com/blog/measure-employee-productivity/
