تعتمد معظم المنظمات على مجموعة متنوعة من المشروعات الكبيرة والصغيرة. على الرغم من أن المشروعات الصغيرة لها تحديات فريدة غير موجودة في المشاريع الكبيرة، لا يزال بإمكان المشاريع الصغيرة الاستفادة من أفضل ممارسات الإدارة بغض النظر عن حجم المشروع، فإن مدير المشروع هو المسؤول عن نجاحه. ولكي تكون ناجحًا، يجب على مدير المشروع إدارة وقيادة المشروع الصغير.
تتطلب إدارة أي مشروع ناجح الوقت والجهد والانضباط. الفرق بين إدارة المشاريع الأكبر والأصغر ليس فقط مقدار الوقت والجهد والانضباط ، ولكن أيضًا العملية والأدوات. حتى مديري المشاريع ذوي الخبرة يواجهون أحيانًا تحديًا يتمثل في كيفية إدارة المشاريع . حيث أن معظم منهجيات إدارة المشاريع المصممة للمشاريع الكبيرة لا يمكن تصميمها بسهولة لتناسب جميع احتياجات المشروعات .
لذلك إذا كنت ترغب في الحصول على أقصى قدر من الفوائد، فإن المطلوب هو منهجية مصممة خصيصًا للمشاريع الصغيرة التي تتضمن عمليات وأدوات وتقنيات لإدارة المشروعات قابلة للتطوير والتكيف.
كيف تصبح مديرناجح لادارة المشاريع الصغيرة
القيادة مهمة أيضا، غالبًا ما يتعين على مديري المشاريع الصغيرة أن يقودوا بالتأثير وليس بالسلطة. حيث تعد شخصية مدير المشروع عاملا رئيسياً في الإدارة.
لقد قيل في كثير من الأحيان أن المديرين يفعلون الأشياء بشكل صحيح والقادة يفعلون الأشياء الصحيحة. هذا المزيج من الفعالية والكفاءة هو ما يجعل مدير المشروع جيدًا. للعمل بفعالية وكفاءة من الضروري أن يظل مدير المشروع مركزًا.
دعم المشاريع الصغيرة
قبل أن نبدأ مناقشتنا حول إدارة المشروعات الصغيرة وقيادتها، نحتاج إلى فهم تعريف المروعات .
يُنظر إلى المشروعات على أنها سهلة نسبيًا، ولكن بخلاف ذلك لا توجد طريقة واحدة لتعريف المشروعات الصغيرة. في بعض الحالات يمكن تعريفه على أساس التكلفة، مثل المشروعات التي تقل تكلفتها عن مليون دولار.
المؤشر الأول لمشروع صغير هو تأثيره على صافي أرباح الشركة. كمؤشر ثان هو ما إذا كان المشروع قد خصص موارد أم لا (لا تحتوي المشاريع الصغيرة عادةً على موارد مخصصة – فقد يعمل موظفو المشروع في مشاريع متعددة في مراحل مختلفة من الإنجاز في نفس الوقت).
يمكن تعريف الصغيرة أيضًا على أساس الوقت، على سبيل المثال فإن بعض المشروعات يستغرق إكمالها أقل من ستة أشهر.
مواصفات المشروع الصغير بشكل عام:
- مدتة قصيرة، عادة تستمر أقل من ستة أشهر، ويتطل دوام جزئي في ساعات الجهد.
- لديها 10 أو أقل من أعضاء الفريق.
- يتضمن عددًا صغيرًا من مجالات المهارة.
- هدف واحد وحل يمكن تحقيقه بسهولة.
- له نطاق وتعريف محدد بدقة.
- يؤثر على وحدة عمل واحدة وله صانع قرار واحد.
- لديه إمكانية الوصول إلى معلومات المشروع ولن يتطلب حلولاً آلية من مصادر خارجية للمشروع.
- يستخدم مدير المشروع كمصدر أساسي للقيادة واتخاذ القرار.
- ليس له أي آثار سياسية فيما يتعلق بالإجراء أو عدم المتابعة.
- تنتج مخرجات مباشرة مع القليل من الترابط بين مجالات المهارات.
- تكلفته أقل من 75000 دولار ولديها تمويل متاح.
الفرق بين المشاريع الصغيرة والكبيرة
إذا كان المشروع يتضمن بعض المهارات ولكن النواتج معقدة، فهولا يٌعتبر من المشاريع . وإذا كان النطاق واسعًا، فعادةً ما يتضمن المشروع المزيد من المهارات بحيث لا يعتبر مشروعًا صغيرًا. كلما زادت مجموعة المهارات المطلوبة، زادت الحاجة إلى مزيد من الجهد لإدارة المشروع.
تتطلب المشاريع شكليات وهيكلية أقل من المشاريع الكبيرة. يجب أن تكون العمليات والأدوات قابلة للتطوير والتكيف بحيث يكون الوقت المستغرق في استخدام العمليات، مناسب لاحتياجات المشروع. يجب أن تكون العمليات والأدوات قابلة للتكيف بحيث يمكن تطبيق الأدوات المختارة لدعم المشروع بسهولة.
امثلة المشاريع الصغيرة
- تطوير دورة تدريبية.
- تنفيذ مشروع مكتب.
- تنفيذ تطبيق برمجي تم شراؤه.
- تعزيز نظام المعلومات الحالي.
- تطوير موقع على شبكة الإنترنت.
- تقييم ممارسة موجودة.
- تطوير استراتيجية.
- تطوير مقترح المشروع.
تتطلب المشاريع الصغيرة كلا من الإدارة والقيادة لتكون ناجحة. هناك فرق واضح بين الإدارة والقيادة يتمثل في أن الإدارة تركز على الحفاظ على الأنظمة والعمليات، في حين أن القيادة تدور حول التأثير على الناس ليتبعوها. لذلك من المهم أن تتذكر أنه يجب عليك دائمًا إدارة العمليات وقيادة الأشخاص.
مجالات المعرفة الخاصة بإدارة المشروع الصغير الناجح
بشكل عام، يخطط مدير المشروع وينظم ويوجه ويتحكم في أنشطة المشروع. وتشمل مجالات المعرفة العمليات والأدوات والتقنيات للمجالات التسعة التالية:
إدارة تكامل المشروع، إدارة نطاق المشروع، إدارة وقت المشروع، إدارة تكلفة المشروع، إدارة جودة المشروع، إدارة الموارد البشرية للمشروع، إدارة اتصالات المشروع، إدارة مخاطر المشروع و إدارة مشتريات المشروع. على الرغم من أن مجالات المعرفة الخاصة بإدارة المشروع قابلة للتطبيق على المشاريع الصغيرة ، إلا أنه لا يجب استخدامها كلها بالكامل أو في كل واحد من المشاريع الصغيرة.
إدارة المشاريع الصغيرة
الإدارة هي أن يكون لديك مسئولية كاملة عن المشروع، وتشمل الإدارة المعرفة والمهارات الإدارية العامة ومعرفة ومهارات إدارة المشاريع. بشكل عام، يخطط مدير المشروع، وينظم، ويوجه، ويتحكم في أنشطة المشروع.
نظرًا لأن مدير المشروع يؤدي الأنشطة العملية المطلوبة لبدء المشروع بداية من تخطيطها وتنفيذها ومراقبتها وإغلاقها، يجب على مدير المشروع أيضًا فهم مجالات المعرفة وتحديد أي منها ينطبق على المشروع الصغير وأي منها يمكن حذفه. هذا قرار كل مشروع على حدة.
وثائق إدارة المشروع الرئيسية
وثائق إدارة المشروع الرئيسية التي يجب مراعاتها اعتمادًا على حجم المشروع واحتياجاته هي:
- ميثاق المشروع.
- هيكل توزيع العمل.
- قائمة التسليم.
- الجدول الزمني للمشروع.
من المهم أيضًا أن تكون مستعدًا لما قد يحدث خطأ ؛ لذلك يوصى أيضًا بوسيلة رصد مخاطر المشروع.
ميثاق المشروع
يوفر ميثاق المشروع لمدير المشروع سلطة تطبيق الموارد التنظيمية على أنشطة المشروع ، كما يحدد هدف المشروع ويحدد نطاقه. يتم استخدام ميثاق المشروع كمرجع في جميع المراحل لضمان عدم تغيير نطاق المشروع.
يتضمن ميثاق المشروع ما يلي:
- أدوار ومسؤوليات المشروع (راعي المشروع، مدير المشروع، أصحاب المصلحة الآخرون في المشروع، أعضاء الفريق الأساسي).
- وصف المشروع (معلومات أساسية، أهداف المشروع، نطاق المشروع، ميزانية المشروع).
- معلومات المشروع (مخرجات عالية المستوى، الافتراضات، القيود، التبعيات مع المشاريع الأخرى، المخاطر أو الفرص)
- المعلومات الداعمة (تأثير إجراءات العمل ومعايير القبول).
بالنسبة للمشاريع الأصغر، يمكن استخدام ميثاق مشروع مختصر. يتكون ميثاق المشروع من أهداف المشروع، أصحاب المصلحة، نطاق المشروع، التسليمات الرئيسية، الافتراضات، القيود، عوامل الخطر، التبعيات مع المشاريع الأخرى، ومعايير القبول. كحد أدنى، قم دائمًا بتطوير بيان نطاق محدد بالكامل.
هيكل تنظيم العمل WBS
وضع هيكل للمشروع وتقسيمه إلى الأجزاء المكونة له خطوة أساسية في بداية أي من المشاريع الصغيرة. WBS عبارة عن تجميع موجه نحو التسليم لعناصر المشروع التي تنظم وتحدد نطاق العمل الإجمالي للمشروع. إنه تحليل من أعلى إلى أسفل للمخرجات ، حيث يمثل كل مستوى تنازلي تعريفًا تفصيليًا بشكل متزايد لعمل المشروع.
يمكن أن يكون WBS عبارة عن تسلسل هرمي بسيط يعرض فقط المخرجات الرئيسية أو التسليمات عالية المستوى، أو يمكن أن يكون أكثر تفصيلاً ويحتوي على مخرجات ذات مستوى أدنى. ليس القصد من التفصيل أكثر من اللازم ولكن التأكد من تضمين جميع مكونات المشروع. بعد تحديد المخرجات وتنظيمها ، يجب ترقيم المخرجات وتعيين المسؤولية في أدنى مستوى.
يمكن عرض WBS بتنسيق مخطط تنظيمي رسومي، وهو مفضل لأنه يسهل قراءته، أو بتنسيق مخطط تفصيلي. بغض النظر عن التنسيق، تذكر دائمًا وضع مسافة بادئة لمخرجات المستوى الأدنى أسفل التسليمات ذات المستوى الأعلى لإظهار العلاقة.
الملخص
يحتاج مديرو المشاريع إلى شيئين للمساعدة في نجاح المشروعات الصغيرة. الأول هو وجود منهجية مصممة خصيصًا للمشاريع الصغيرة، والثانية هي القدرة على القيادة عن طريق التأثير، والتي يمكن تعزيزها من خلال تطوير صفات الشخصية الرئيسية.
يمكنك ايضاً التعرف على:-
اهم مهارات ادارة الاعمال من خلال مقال ادارة الاعمال
5 مهارات لـ ادارة الوقت تعلّمها في دقائق من خلال مقال ادارة الوقت
ابسط الطرق لإدارة الموارد البشرية في شركتك من خلال مقال ادارة الموارد البشرية
المصادر:
