ما هو افضل برنامج ادارة مهام لشركتك ومهامك اليومية؟
مع تزايد عدد تطبيقات الإنتاجية في مكان العمل للاختيار من بينها ، كيف تعرف ما هو افضل برنامج ادارة مهام مناسب لطبيعة عملك؟
إذا كنت تقرأ هذا المقال، فمن المحتمل أن يكون السبب هو أنك واجهت بعض التحديات الشائعة في مكان العمل والتي تمنعك أنت وفريقك من إكمال المهام كما تريد. ربما يكون أحد الخيارات التالية:
- تأخر إنجاز المهام وضياع تفاصيلها.
- يجد فريقك صعوبة في تحديد أولويات العمل.
- يضيع فريقك الوقت في المهام الإدارية المتكررة ومحاولة التواصل مع باقي أعضاء الفريق.
- لا يتعاون فريقك وفقًا للمعيار الذي تتوقعه.
- ليس لديك رؤية واضحة للمشروعات والفرق والمهام.
ومع ذلك ، فإن تحديد برنامج ادارة المهام Task management tool
الأفضل بالنسبة لك ليس بالأمر السهل. تتوفر مجموعة متزايدة من الخيارات، ويتغير البرنامج بشكل كبير فيما يقوم به وما يمكن أن يحققه من خلال ميزاته وتكامله – من مخططات سير العمل، وقوائم المهام اليومية ودردشة الفريق، إلى القنوات واللوحات، والملفات – أدوات المشاركة وأوامر التقويم والتكامل مع البريد الإلكتروني والمزيد.
لا يوجد مقاس واحد يناسب الجميع عندما يتعلق الأمر بتطبيقات إدارة المهام. لذا ، قبل أن تحدد اختيارك ، خذ وقتًا لمراجعة التطبيقات الأكثر شيوعًا في السوق ، وتقييم كيف يمكنها مساعدتك.
افضل برنامج ادارة مهام لشركتك
إدارة المهام هي الغرض المحدد للتطبيق المعني. بالنسبة للخيارات الأخرى المصممة كبرنامج لإدارة المشاريع أو مجموعات مكتبية أو CRM أو أدوات تعاون الفريق ، فإن إدارة المهام هي ببساطة جزء من الحزمة الشاملة.
دعنا نلقي نظرة أخرى على الأسباب التي يمكن أن يساعدك بها برنامج إدارة المهام Task management software
- – التوقف عن تأخير المهام وضياعها أوفقدانها.
- – تحديد أولويات العمل.
- – تقليل الوقت الضائع في المهام الإدارية المتكررة.
- – تحسين التعاون بين أعضاء الفريق.
- – الحصول على رؤية واضحة للمشاريع والفرق والمهام.
إذا كان هذا هو تركيزك، فعندئذٍ بدلاً من النظام الأساسي للبرمجيات الذي يعيد هندسة طريقة عمل فريقك بالكامل، سيكون أفضل برنامج ادارة مهام بالنسبة لك هو التطبيق الذي يساعدك على إكمال المهام عن طريق تجاوز الضوضاء، والتركيز بدقة ووضوح وبدون ضجة.
سيساعد ذلك كل فرد في فريقك في الحصول على صورة واضحة لكيفية ومتى سيتم الانتهاء من العمل ويجعل التعاون أبسط وأكثر كفاءة وفعالية، مما يضمن أن يلعب كل فرد دوره في تحقيق أهداف الفريق.
عندما يتعلق الأمر بأنواع مختلفة من برامج إدارة الوقت Task management tool، فنحن بالتأكيد لسنا جائعين في الاختيار- وإذا كنت تتطلع إلى تنظيم وإدارة عبء العمل بكفاءة على المدى الطويل، فستريد بالتأكيد التفكير في الاستثمار في مهمة تطبيق الإدارة. يساعدك برنامح إدارة المهام الصحيحة على البقاء على رأس جميع التزاماتك وتصور التقدم مع تغير الأولويات.
ولكن بالطبع، لا يتم إنشاء جميع تطبيقات إدارة المهام بشكل متساوٍ ، وما إذا كنت تنوي استخدام الأداة لأسباب شخصية أو مهنية يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا. لمساعدتك في العثور على الحل المناسب لاحتياجاتك ، قمنا بتوضيح الفرق الرئيسي بين برامج ادارة المهام الشخصية والمهنية Task management software.
الفرق بين برامج ادارة المهام الشخصية والمهنية
إذا كنت ترغب في استخدام برنامج ادارة المهام للاستخدام الشخصي، فربما تحتاج فقط إلى ميزات قائمة المهام الأساسية لمتابعة الأمور، ولكن إذا كنت تستخدم التطبيق لأغراض مهنية، فهذه لعبة أخرى بالكامل. لتكون قادرًا على تتبع التقدم المحرز في العمل، والإبلاغ عن المكان الذي يتم فيه بذل الجهد وتحديث الحالة، وتحديد أولويات المهام وإنشاء جداول زمنية للتخطيط، ستحتاج على الأرجح إلى ميزات إدارة المشاريع الغنية بالميزات Task management tool، بالإضافة إلى إمكانيات تتبع الميزانية وتتبع الوقت. تتيح لك بعض برامج إدارة المهام الاحترافية أيضًا تحديد المواعيد النهائية ومقارنة الوقت المقدر مقابل الوقت الفعلي للمهام وتعيين تذكيرات تلقائية.
ثم هناك بالطبع مسألة ما إذا كنت تعمل كفريق أم كفرد. لا يقدم برنامج ادارة المهام ميزات تعاون الفريق والجدولة والرؤية المشتركة. حتى لو كنت محترفًا منفردًا ، فقد ترغب في تحقيق أهداف شخصية وميزات بارزة لا توفرها تطبيقات إدارة المهام الشخصية الأساسية.
يساعدك برنامج إدارة المشاريع في نقل عملك إلى المستوى التالي والمساعدة في جعل أحلامك أن تصبح حقيقة واقعة، وذلك من خلال تحديد أولويات المهام وإنجازها في الوقت المحدد، والأهم من ذلك ، في الوقت المناسب.
يصبح هذا مهمًا بشكل خاص عندما تبدأ في تكوين فريق لمساعدتك في إدارة عملك لأن برنامج ادارة المشاريع يأتي أيضًا مع أدوات اتصال مدمجة.
ما هو برنامج ادارة المهام
Task management software
الغرض الرئيسي من برنامج إدارة المهام /المشروع هو تسهيل تخطيط وتتبع المشروع على منصة مركزية واحدة. يتوفر أفضل برنامج ادارة المشاريع والمهام تاسكد ان Taskedin
على سطح المكتب، كتطبيق مستند إلى الويب، أو كتطبيق IOS أو Android.
تم تصميم تطبيق تاسكد ان Taskedin لدعم أصحاب الأعمال بالطرق التالية:
- تخطيط المشروع: يمكن لمدير المشروع استخدام برنامج إدارة المشروع لإنشاء خرائط طريق للمشروع، ودمج العناصر المرئية لوصف المهام وتفاعلات الفريق المحتملة.
- الاتصال: يمكن منح جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الرئيسيين حق الوصول لعرض مستندات المشروع وتحديثها وتحريرها. يمكن للمستخدمين أيضًا التفاعل مع بعضهم البعض من خلال الإشارات أو الرسائل المباشرة.
- التقويم ومشاركة جهات الاتصال: يجب تحديث جميع الاجتماعات وجهات الاتصال وتواريخ الأنشطة المجدولة تلقائيًا عبر جميع تقاويم المستخدم.
- إدارة المهام: يمكن لمديري المشاريع تعيين المهام والمواعيد النهائية لأعضاء الفريق الفرديين. يمكن لأعضاء الفريق إبقاء مديري المشروع في الحلقة عبر تقرير التحديث / الحالة.
- تتبع الوقت: يمكن تتبع وقت المهام الفردية لأغراض الفوترة أو التسجيل.
يعد برنامج ادارة المهام تاسكد ان Taskedin افضل برنامج ادارة مهام لأنه يمكّن مديري المشاريع وأعضاء الفريق من تحديد الأولويات والتواصل لإنجاز المهام بطريقة منظمة ومبسطة.
تشمل الاستخدامات الأخرى لبرامج إدارة المشاريع تخصيص الموارد وإدارة التغيير وإدارة الميزانية والتوثيق وأيضًا كنظام إداري.
يساعدك امتلاك تطبيق تاسكد ان Taskedin على الاحتفاظ بكل شيء في مكانه، أيضًا توفير وقت ومجهود كبير. عندما تكون مستعدًا لبدء التوسع سيجعل من الأسهل ضم أعضاء الفريق الجدد بأقل وقت تعطل ممكن.
أسئلة يجب طرحها قبل اختيار برنامج إدارة المهام
فيما يلي بعض الأسئلة القيمة التي يجب مراعاتها أثناء القراءة عن كل برنامج:
- ما نوع المشاريع/ المهام الخاصة بعملك؟
- ما هي الميزات التي تريدها؟
- ما هي ميزانيتك؟
- ما هو حجم فريقك؟ ما هي احتياجاته؟
- ما مدى مهارة / خبير في التكنولوجيا هو فريقك؟
- كم عدد الأدوار المختلفة التي سيكون لها حق الوصول إلى برنامج إدارة المشروع الخاص بك؟ هل يمكنني منحهم حق الوصول؟ هل يمكنني التحكم في وصولهم أو تقييده؟
- هل تحتاج أيضًا إلى تطبيق جوال؟
- هل يتكامل البرنامج مع الأدوات الأخرى التي تستخدمها؟
- كيف سيبدو الإعداد؟ ما مدى صعوبة استخدام البرنامج وتشغيله؟
حسنًا ، لقد قدمنا لك الكثير لأخذها في الاعتبار أثناء استعراضنا لهذه القائمة، بعد الإجابة على هذه الأسئلة..يمكنك اختيار برنامج ادارة المهام المناسب لك.
كيف يستطيع برنامج ادارة المهام في إدارة الوقت؟
كل مدير يتمنى أن يكون لديه ساعات أكثر في اليوم. لا يوجد وقت كافٍ ولن يكون كافيًا أبدًا لإنجاز كل الأشياء التي تريدها في أي يوم.
في حين أن هذا ليس ممكنًا تمامًا ، فإن برنامج ادارة المهام يقدم أفضل شيء. وذلك لأن برنامج إدارة المشاريع يوفر المساحة والأدوات اللازمة لخفض المهام الضخمة التي تستغرق وقتًا طويلاً وتحويلها إلى مشاريع أكثر قابلية للإدارة.
كيف يمكن لبرامج إدارة المشاريع أن تساعد أصحاب الأعمال في إدارة وقتهم:
- تبسيط عملية العصف الذهني: يعد برنامج إدارة المشاريع مكانًا جيدًا لتدوين أفكارك وحفظها مباشرةً في قوائم لاستخدامها لاحقًا. نفعل هذا كثيرًا عند الخروج بأفكار محتوى جديدة.
لديك الآن قائمة منظمة ومساحة قابلة للتنفيذ لاستخدامها عندما تكون مستعدًا للمضي قدمًا في هذه الأفكار.
- التعاون أصبح سهلاً: إذا كنت تعمل على مشروع ما مع الأصدقاء أو أفراد العائلة ، أو قررت في النهاية تعيين فريق (بمجرد أن تتمكن من ذلك) – فإن آخر شيء تريده هو إرسال المستندات والموارد واحدة تلو الأخرى.
يمنحك برنامج ادارة المهام القدرة على إنشاء خرائط طريق ووثائق وموارد وتحميلها وحفظها على السحابة. عندما تعمل مع شخص جديد ، لن يستغرق الأمر سوى بضع نقرات للانضمام إليه وإلحاقه.
بالتأكيد ، قد يكون هناك القليل من منحنى التعلم لجعلهم يواكبون البرنامج الذي تختاره ، ولكن بعد ذلك ، يصبح الإبحار سلسًا.
- لا مزيد من المواعيد النهائية المنسية: برنامج ادارة المهام هو الطريقة الحقيقية الوحيدة التي أعرفها لتتبع المواعيد النهائية فعليًا والتأكد من عدم تفويتك (أو فريقك).
توفر معظم برامج إدارة المشاريع أيضًا مساحة مركزية حيث يمكنك التحقق من جميع المواعيد النهائية القادمة. وإذا اخترت واحدًا يتكامل مع التقويم والبريد الإلكتروني، فيمكنك أيضًا إرسال تذكيرات تسبق المواعيد النهائية الخاصة بك.
- مزيد من المساءلة: أحد الأشياء التي نسمعها غالبًا من أصحاب الأعمال هو أنهم بحاجة إلى المساءلة لبدء تشغيل مدونتهم والاستمرار في العمل بمجرد إطلاقها.
يمكنك في الواقع استخدام برنامج إدارة المشاريع للمساعدة في تحميلك المسؤولية للحفاظ على المضي قدمًا.
بمجرد أن تبدأ في جلب أعضاء الفريق و / أو المتعاونين على متن الطائرة ، يمكنك استخدام برنامجك لمحاسبتهم أيضًا. ولا داعي للقلق بشأن من يفعل ماذا ومتى لأن كل شيء به مساحة للت
- تحسين الاتصال: أحد الأسباب الرئيسية لعدم وفاء الفرق بالمواعيد النهائية أو عدم إنتاج مستوى العمل الجيد الذي كانوا يأملونه هو ببساطة بسبب نقص التواصل.
ولكن لا يزال لدى كل شخص وظائف فردية للقيام بها ومن المهم أن يكون لديك مساحة جيدة للتواصل بشأن كل مشروع.
لا يكفي أن يكون لديك منفذ للتواصل من خلاله – فأنت بحاجة إلى مساحة مصممة لغرض التواصل والتعاون.
يوفر برنامج ادارة المشاريع الجيد مساحة للتواصل مع أعضاء فريقك ضمن المشاريع والمهام الفردية.
- تقليل الإجهاد: تذكر أنه ربما يكون الغرض الأكبر من برامج ادارة المشاريع هو ببساطة جعل حياتك أسهل – وهذا يشمل تقليل التوتر في حياتك.
إذا كنت في المرحلة التي يتم فيها نسيان المهام، فإن برنامج ادارة المشروع سيزيد من حجم مساحتك وينظم هذه المهام نيابة عنك.
من المفترض أن تجعل عملك وحياتك أكثر قابلية للإدارة. حتى إذا لم تتمكن من القيام بكل مهمة يوميًا فلا يزال لديك ملاحظات حول ما يجب القيام به ويمكنك الوصول إليه عندما يمكنك القيام به.
المصادر
https://www.carlcare.com/ke/tips-detail/how-do-I-open-task-manager-on-my-phone/
