افضل برنامج ادارة مهام لتنظيم الأعمال

كيف تعرف افضل برنامج ادارة مهام مناسب لأعمالك؟

هل سبق لك أن شعرت برغبة مفاجئة في تنظيم حياتك العملية؟ نعم ، نحن نعرف الشعور أيضًا!

لقد أنشأت قوائم مهام، وأنشأت قوائم مراجعة، وكتبت ملاحظات، وحاولت تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، وربما أهدرت الوقت في معرفة ما يجب القيام به أولاً.

ولكن بفضل التكنولوجيا، لدينا الآن ما يسمى برنامج ادارة مهام الذي يمكن أن يساعدك في القيام بكل الأشياء التي ذكرناها وأكثر تحت سقف واحد!

باستخدام برنامج إدارة المهام ، يمكنك أن تقول وداعًا للمواعيد النهائية الفائتة وأن تقول مرحبًا بحياتك العملية الجديدة والمحسّنة.

لكننا نعلم أن اختيار برنامج ادارة المهام المناسب من بين مجموعة من الخيارات يمثل تحديًا كبيرًا. لهذا السبب قمنا بإنشاء قائمة ببعض أفضل تطبيقات إدارة المهام التي يجب أن تعرفها! مهما كان ما تبحث عنه، سيكون أحد هذه التطبيقات مناسبًا لك. 

 

أدوات / برامج ادارة المهام

برامج ادارة المهام كثيرة ، وهي موجودة لسبب وحيد هو مساعدتك في إدارة المهام وإنجازها. من المؤكد أن إدارة المهام لمشروع ما ممكنة باستخدام قلم وورقة ، ولكن قبل الغوص في كتابة الملاحظات، ضع في اعتبارك مدى تعقيد مهامك على المدى الطويل، وفكر في عدد المرات التي يتعين عليك فيها إعادة ترتيب الجداول الزمنية وقوائم المهام كلما كان هناك تحديث أو عندما يغير شخص ما رأيه. إنه ليس الخيار الأكثر فعالية أو الصديق للبيئة. 

ستسمح لك النسخة الرقمية بإجراء التغييرات بسهولة، ثم أتمتة التحديثات. لكن هذا ليس الشيء الرائع الوحيد الذي يقدمونه. يجب أن يشتمل أفضل برنامج لإدارة المهام أيضًا على الميزات التالية:

• تعيين المهام
• تحديد الأولويات
• إرسال الإشعارات
• تبادل الملفات
• أنظمة الدردشة
• تطبيق جوال
• سهولة التعاون والتواصل مع باقي أعضاء الفريق

 

مع تضمين كل هذه الميزات، سيتم تجهيز فريقك بالأدوات اللازمة لتحقيق أهدافهم بأكبر قدر ممكن من الكفاءة، بالإضافة إلى الاستمتاع بالمزايا التي تأتي مع استخدام تطبيق إدارة المهام.

الخطوة الأولى في العثور على أفضل أداة للوظيفة هي أولاً تحديد ماهية الوظيفة بالفعل. إذا كنت تبحث عن حل لإدارة المهام، فيجب عليها استيعاب متطلبات إدارة المهام نفسها. 

 

إليك أفضل برامج ادارة المهام والمشاريع:

• أسانا  Asana

• 

لنبدأ القائمة باستخدام Asana وهو برنامج إدارة مهام شائع الاستخدام (سواء كان للاستخدام الشخصي أوالجماعي). يساعدك على إدارة مهامك بسهولة بفضل العديد من طرق العرض المختلفة.

يتمتع Asana بواجهة سهلة الاستخدام توفر وظائف السحب والإفلات وقوالب المشروع التي تناسب الصناعة المحددة لمشروعك. كما إنه يتميز بعمل تحديث لكافة مهامك ومزامنتها تلقائيًا بمجرد اتصالك بالإنترنت، بالتالي يساعدك على تنظيم المهام حسب الأولوية لتجنب حدوث أي تأخير.

تقدم Asana عدة طرق عرض بحيث يمكنك الاختيار بين القائمة واللوحة والجدول الزمني والتقويم والتقدم والنماذج. إنه مرن للغاية وواحد من أفضل حلول إدارة المهام في السوق.

 

• تريللو Trello

• 

Trello هو أحد تطبيقات ادارة المهام الأكثر استخدامًا. حيث يحتوي على الكثير من عمليات الدمج – (على سبيل المثال ، يدعم معاينات ملفات Dropbox و Google Drive). بخلاف ذلك، فإنه متوافق مع الأجهزة المحمولة Android و iOS وتمنح أعضاء الفريق إمكانية الوصول أثناء التنقل إلى المهام اليومية.

 

باستخدام Trello يمكنك تعيين وتنظيم وترتيب أولويات المهام الخاصة بك، وتحديد المواعيد النهائية، وإضافة أوصاف لكل مهمة عبر بطاقة Trello، والتي يمكنك التنقل بها باستخدام واجهة السحب والإفلات الخاصة بها.

الشيء المفضل في Trello هو أنه يتيح لك تصور قائمة المهام الخاصة بك بطريقة يسهل متابعتها – بما في ذلك عرض التقويم. في طريقة عرض التقويم ، يمكنك رؤية الشكل الذي ستبدو عليه مهامك القادمة أسبوعًا أو شهرًا في المرة الواحدة. يمكنك أيضًا سحب وإسقاط البطاقات بين أيام التقويم لتغيير تواريخ استحقاقها.

 

• كليك أب  ClickUp

• 

ClickUp هو برنامج تنظيم مهام مناسب لجميع أنواع الفرق، حيث يتيح للفرق في الشركات من جميع الأحجام التعاون والعمل في مشاريع معقدة عبر الأقسام. سواء كنت رائد أعمال منفرد أو مؤسسة واسعة النطاق ، تعتمد الفرق عبر الصناعات على ClickUp للبقاء في صدارة أي مهمة.

يمكنك استخدام تطبيق ClickUp لنظام التشغيل iOS أو تطبيق Android ، وتطبيق سطح المكتب وتطبيق الويب ، وحتى توصيل تقويم Google الخاص بك للبقاء في حالة التزامن.

يمكنك البدء بشكل صغير في إنشاء المهام وإعداد تواريخ الاستحقاق وتعيينها للمستخدمين. أثناء نمو مشاريعك ، يمكنك البدء في استخدام المزيد من الميزات المتقدمة مثل جداول البيانات أو الأهداف أو تتبع الوقت.

 

• ان تاسكد nTask

nTask هو تطبيق إدارة المهام المثالي لك إذا كنت رائد أعمال أو لديك شركة صغيرة، حيث إنه برنامج قائم على السحابة ويتيح لك إنشاء المهام وجدولتها وإنشاء التقارير ومشاركة الملفات ومراقبة التقدم والمزيد. علاوة على ذلك ، يمكنك إنشاء قائمة مهامك وتعديلها أثناء التنقل باستخدام تطبيق iOS و Android.

يتيح لك nTask عرض المهام بأكثر من طريقة للمساعدة في إدارة سير العمل بالطريقة التي تناسبك بشكل أفضل. يمكنك أيضًا سحب المهام وإفلاتها لتغيير الترتيب وتواريخ التسليم وتعيين المهام المتكررة وتتبع وقت المهمة ببضع نقرات فقط ويوفر لك طرق عرض مختلفة لتصورها.يمكنك أيضًا التعاون في المهام في الوقت الفعلي من خلال مشاركة الملفات والتعليقات.

يتيح لك nTask تخطيط الميزانيات ومراقبتها لكل مشروع ويوفر ميزات إدارة اجتماعات متقدمة وتتبع المخاطر والقضايا للمشاريع. علاوة على ذلك ، فقد أتاحت nTask إمكانية تصدير ملفات PDF و CSV للمشروعات أيضًا.

 

 

• تاسكد ان  Taskedin

تطبيق تاسكد ان هو Task management tool ويٌعتبر أول مساحة عمل رقمية أمنة تجمع بين إعادة تنظيم الهيكلة الإدارية وإنشاء المهام وتفويضها ومتابعتها وكذلك التواصل الفعال داخل المؤسسة عن طريق المحادثات الفردية والجماعية والاجتماعات الافتراضية الصوتية والمرئية وأيضا إدارة الأداء وتقييمه.

تطبيق تاسكد ان هو Task management software له دور فعال في الإدارة الإستراتيجية من حيث إعادة هيكلة الشركة، وإدارة المهام، وإدارة الأداء،  والتواصل.

 يتم ذلك من خلال تحويل الوصف الوظيفي job description  إلى مهام تفصيلية ومن ثم مهام مكررة داخل تطبيق تاسكد ان.

يمكنك إنشاء المشاريع مع تطبيق تاسكد ان والذي يعتبر أول project management tools يدعم اللغة العربية ويحتوي على جميع التفاصيل الممكنة لتقليل جهد ووقت كل فرد في المؤسسة، حيث تحتوي على اسم المهمة – وصف المهمة – كيفية تسليم المهمة – تكرار المهمة – الأولوية – وقت البدء- الوقت المتوقع – وقت الإنهاء. 

 

مزايا تاسكد ان لصاحب المؤسسة والمديرين

• مع تاسكد ان انجز أعمالك، وفر وقت وجهد وتكلفة وحقق أعلى إنتاجية، حيث يساعد تطبيق تاسكد ان Taskedin على تحويل الأشخاص ذوي القدرة على عمل مهمة واحدة إلى أشخاص يمكنهم عمل أكثر من مهمة بكفاءة دون إغفال أي تفاصيل مما يضاعف إنتاجية المؤسسة.
• عملية التسليم وانتقال البيانات بين الموظفين (Handover) لا تتطلب وقت أو مجهود أو أي تكاليف مع تطبيق تاسكد ان Taskedin وذلك دون إسقاط أي مهام أو حدوث خلل في وصفها.
• عند حدوث انقطاع مؤقت أو مشكلة في التطبيقات المستخدمة يوميا، تاسكد ان سيكون بمثابة backup ولن يتوقف عقلك إطلاقا. تاسكد ان سيقوم بحفظ المحادثات والبيانات داخل المؤسسة في حالات الاستقالة أو الانقطاع عن العمل.
• التواصل الفعال داخل المؤسسة عن طريق المحادثات الجامعية والفردية، بالإضافة إلى المحادثات التي يتم إنشاؤها بشكل تلقائي مع كل مهمة لمتابعة مراحل إتمامها.

 

• حول جميع مهامك اليومية وما قمت بإنجازه في اجتماعاتك إلي مهام متكررة يومية حتى لا تغفل عن أي تفصيلة. وهكذا يضمن لك تاسكد ان المزيد من الإنتاجية في العمل.
• خاصية تقييم جميع المهام في تاسكدان  Taskedin وتسجيل جميع المعلومات عن عمل الموظف، ابتداءً من عدد المهام، عدد ساعات عمله وتقييمه العام، كل هذا يقضي على تخوف الموظف من أن يضيع أياً من عمله ومجهوده.
•  يسمح للموظف بأخذ كتيب يحتوي على جميع مهامه عند ترك شركته والتقدم للعمل في شركة أخرى كدليل على كفاءته.
• تاسكد ان Taskedin  ينظم لك جميع مهامك وعملياتك التشغيلية مما يجعل شركتك ذات طابع منظم منتج ومنجز. والمؤسسات ذات الطابع المنظم تكون محط أنظار الشركات الكبرى للاستثمار وبهذا تاسكد ان يضاعف من قيمة شركتك السوقية في السوق.

 

دور تطبيق تاسكد ان Taskedin في تحسن أداء وإنتاجية المؤسسة

تطبيق تاسكد ان هو برنامج ادارة مهام (project management tools) يساعدك في: 

1. إدارة الإستراتيجية: عن طريق إعادة هيكلة المؤسسة باستخدام الأكواد الخاصة، حيث يتم تسجيل كل موظف بالكود الخاص بالمدير المباشر ويتم إدراجه تلقائيا.

 

1. إدارة موارد المؤسسة: عن طريق التخطيط والتحكم في الوقت، تنظيم المهام وتحديد الأولويات وتحديد الأهداف في إطار زمني محدد.

 

1. تنظيم العملية التشغيلية: عن طريق تنظيم وتسهيل حركة التواصل في جميع إدارات الشركة و تحقيق أهداف المؤسسة بالكامل بإنتاجية وكفاءة عالية.

 

1.  إدارة المهام: بنقرة بسيطة تستطيع إنشاء المهمة – الموافقة عليها – استلام المهمة – اكمالها، والتي تحتوي على: شرح تفصيلي لطبيعة المهمة، المستندات والملفات الخاصة بكل مهمة.

 

1.  التواصل مع فريق العمل بسهولة: من خلال إنشاء دردشة خاصة بكل مهمة تلقائيا. أيضا يمكنك إنشاء محادثات خاصة منفصلة عن المهام سواء كانت فردية أو جماعية. مع مشاركة الملفات والصور والرسائل الصوتية في جميع الدردشات بسرية تامة.

 

1. إدارة الأداء عن طريق قياس أداء أعضاء الفريق والحصول على تعليقات وتقييمات شاملة بجانب مراجعات الأداء مما يؤدي إلى تقليل المشاحنات بين الموظف والمدير أو الموظف وفريق الموارد البشرية ويساهم في زيادة إنتاجية المؤسسة.

 

الخلاصة

لا توجد إجابة واحدة صحيحة على سؤال ” ما هو أفضل برنامج ادارة مهام ؟ “

لأن أفضل برنامج لإدارة المهام هو الذي يلبي متطلبات ومتطلباتك أنت وفريقك.

 

هذا يعتمد على نوع العمل وتفضيلاتك. قد تحتاج إلى بعض العروض، ميزات تتبع الوقت، أتمتة العمل، وما إلى ذلك. أفضل طريقة لاتخاذ القرار هي إجراء بعض الأبحاث الجيدة، ثم اختبار بعض برامج إدارة المهام البسيطة الواعدة وتحديد البرنامج الذي سيعمل من أجلك.