إدارة الوقت هي التخطيط وتخصيص الوقت للأنشطة المختلفة لتحسين الإنتاجية. يتعلق الأمر أيضًا بالوعي الذاتي بأولوياتك ومشتتاتك.

 

يجب على الفرد أن يفهم قيمة تنظيم الوقت للنجاح في جميع جوانب الحياة ويتعلم مهارات تنظيم الوقت. حيث إن الأشخاص الذين يضيعون الوقت هم الذين يفشلون في تكوين هوية خاصة بهم.

 

في البداية يجب عليك تقبل فكرة أن الوقت هو كيان محدود. لذلك عليك توزيعه بذكاء بين المهام المختلفة لزيادة الكفاءة وتجنب الإجهاد. الحقيقة هي؛ لا يمكنك إدارة الوقت لأنه خارج عن إرادتك. إدارة الوقت تدور حول إدارة نفسك ومواءمة أهدافك.

 

ما هو  تعريف ادارة الوقت؟ 

يشير مفهوم ادارة الوقت أو كما يُطلق عليه البعض مصطلح “تنظيم الوقت” إلى ادارة الوقت بشكل فعال بحيث يتم تخصيص فترات زمنية محددة للأنشطة حسب أهميتها.

 

اسأل نفسك أي نشاط أكثر أهمية وكم من الوقت يجب تخصيصه؟ تعرف على العمل الذي يجب القيام به في وقت مبكر وأي عمل يمكن القيام به بعد ذلك بقليل.

 

تلعب ادارة الوقت دورًا مُهِمًّا للغاية ليس فقط في المنظمات ولكن أيضًا في حياتنا الشخصية، وتشمل:

 

1. التخطيط الفعال.
2. تحديد الأهداف والغايات.
3. تحديد المواعيد النهائية.
4. تفويض المسؤوليات.
5. تحديد أولويات الأنشطة حسب أهميتها.
6. قضاء الوقت المناسب في النشاط الصحيح.

 

تعريف تنظيم الوقت

تنظيم الوقت هي عملية تنظيم وتخطيط كيفية تقسيم وقتك بين الأنشطة المختلفة. افعلها بشكل صحيح ، وسوف ينتهي بك الأمر إلى العمل بشكل أكثر ذكاءً ، وليس بجد ، لإنجاز المزيد في وقت أقل – حتى عندما يكون الوقت ضيق والضغوط عالية.

 

فوائد تنظيم الوقت؟

عندما تعرف كيفية تنظيم الوقت بشكل فعال ، يمكنك فتح العديد من المزايا. وتشمل هذه:

 

• إنتاجية وكفاءة أكبر.
• ضغط أقل.
• زيادة فرص التقدم.
• المزيد من الفرص لتحقيق أهداف حياتك المهنية.

ومن خلال الشعور بالسعادة والاسترخاء والقدرة على التفكير بشكل أفضل ، فأنت في مكان رائع لمساعدة الآخرين على الوصول إلى أهدافهم أيضًا.

أهم مهارات ادارة الوقت

نظرًا لأن الإدارة الجيدة وتنظيم الوقت تعتمد على التخطيط والتسجيل والتفكير في أنشطتك، فإننا نشرح بعضًا من أفضل الأدوات المعروفة للقيام بذلك، بما في ذلك سجلات الأنشطة وقوائم المهام وبرامج الإجراءات.

 

• تحديد الأولويات

يمكنك تحقيق المزيد عندما تبدأ في تخصيص الوقت للأشياء الصحيحة.

وذلك عن طريق استكشاف مقدار الوقت الذي يجب منحه للأنشطة المختلفة (إذا كان ينبغي عليك القيام بها على الإطلاق!).

 

• الجدولة

قد تعرف ما عليك القيام به – ولكن متى يجب عليك القيام بذلك؟ التوقيت هو كل شيء.

من المفيد إنجاز المهام الصعبة بينما لا تزال تشعر بالانتعاش، حيث يمكنك زيادة كفاءتك، واكتساب ثقة الناس، واستخدام الأدرينالين لصالحك.

 

• تحديد الأهداف

أنجح “مديري الوقت” لديهم أهداف واضحة تهدف إلى تحقيقها. إنهم يطورون أهداف SMART، مما يسمح لهم بتخصيص وقتهم بشكل فعال.

 

تعد خرائط الكنز طريقة فعالة لرؤية أهدافك بوضوح – بحيث تكون متحمسًا لمنحهم الوقت الذي يحتاجون إليه. تساعد بيانات المهمة الشخصية أيضًا في التنظيم والبقاء ملتزمين بخططك.

 

• التركيز: 

ليس من الجيد مجرد تخصيص الوقت لمتابعة أولوياتك. عليك تقليل المشتتات ، والدخول في حالة مركزة من “التدفق”.

 

• ادارة الوقت في الممارسة:

حتى مع النوايا الحسنة، والكثير من التكتيكات القوية، من السهل جدًا العودة إلى عادات ادارة الوقت السيئة. استكشف المهارات الأساسية التي ستحتاجها لتضمين تقنيات ادارة الوقت طويلة الأمد.

 

تقنيات ادارة الوقت

تشير ادارة الوقت إلى الاستخدام الحكيم للوقت لتحقيق النجاح في الحياة. تساعد ادارة الوقت الفرد على الاستفادة القصوى من الوقت. من الضروري للأفراد تقدير الوقت وتخصيص الوقت المناسب للنشاط المناسب.

 

دعونا نلقى نظرة على بعض تقنيات ادارة الوقت:

حدد أولوياتك. تعرف على كل ما يجب القيام به على أساس عاجل. قم بإعداد قائمة “المهام المطلوب تنفيذها” أو “خطة المهام” لتدوين المهام التي تحتاج إلى إكمالها مقابل الفترة الزمنية المخصصة لكل نشاط. يجب كتابة المهام ذات الأولوية العالية في الأعلى متبوعة بالمهام التي يمكن القيام بها بعد ذلك بقليل. تأكد من التمسك بقائمة المهام الخاصة بك.

 

• تأكد من إنهاء مهامك ضمن الإطار الزمني المحدد:

ضع علامة على المهام التي أنهيتها بالفعل. كافئ نفسك إذا أنهيت مهامك قبل المواعيد النهائية.

 

• فهم الفرق بين العمل العاجل والمهم:

 ادارة عملك بشكل جيد. لا تبدأ يومك بشيء ليس بهذه الأهمية ويمكن القيام به بعد ذلك بقليل. أولاً ، أنهي كل ما هو عاجل ومهم. لا تنتظر تذكيرات رئيسك.

 

• حافظ على تركيزك:

 لا تغادر مركز عملك إذا كان يلزم القيام ببعض الأعمال العاجلة. الذهاب في نزهة وسط عمل عاجل يقطع الاستمرارية ويميل الفرد إلى فقدان تركيزه. الأفراد الذين يضيعون الوقت في العمل يجدون صعوبة في تحمل ضغوط العمل.

 

قم بتضمين وقت استراحات الشاي وتصفح الإنترنت والمكالمات الشخصية وما إلى ذلك في جدولك اليومي. إنه مهم. الإنسان ليس آلة يمكنه العمل على امتداد ثمان إلى تسع ساعات. خصص نصف ساعة إلى خمس وأربعين دقيقة للتحقق من التحديثات على مواقع التواصل الاجتماعي أو الاتصال بأصدقائك أو عائلتك أو الذهاب للاستراحة من التدخين وما إلى ذلك.

 

• ضع لنفسك أهدافًا واقعية وقابلة للتحقيق:

 تعرف على ما تحتاج إلى تحقيقه وفي أي مدة؟ لا تكذب على نفسك. إن تخصيص ساعة واحدة لمهمة تعرف أنت بنفسك أنها ستتطلب وقتًا أطول بكثير لا معنى له.

 

• كن منضبطًا ودقيقًا:

 تجنب أخذ إجازات غير ضرورية من العمل ما لم تكن هناك حالة طارئة. الوصول إلى العمل في الوقت المحدد لأنه يساعدك على التخطيط ليومك بشكل أفضل.

 

• احتفظ بالأشياء في أماكنها المناسبة:

 يجب حفظ الملفات في الأدراج الخاصة بهم. قم بتدبيس المستندات المهمة ووضعها في مجلد مناسب. تعلم أن تكون أكثر تنظيما قليلا. سيوفر وقتك الذي يستمر في البحث غير الضروري.

 

• لا تعامل مؤسستك على أنها مجرد مصدر للأموال:

 تلقى الرأي في الأغلب مراجعات إيجابية لتصويرها. تجنب ممارسة الألعاب على الكمبيوتر أو الهواتف المحمولة خلال ساعات العمل. إنه غير مهني. لا تعمل فقط عندما يكون مديرك في الجوار. الحصول على ملكية العمل يدفع لك على المدى الطويل.

 

• طور عادة استخدام المنظم:

 يساعدك على التخطيط للأشياء بشكل أفضل. احتفظ بمفكرة وقلم في متناول يدك. لا تكتب أرقام الاتصال أو معرفات البريد الإلكتروني على أوراق فضفاضة. سوف تضيع نصف وقتك في البحث عنها.

 

تأثير ادارة الوقت بشكل أفضل

أن تعلم كيفية ادارة الوقت بشكل أفضل هو أمر حيوي للغاية،حيث يساعدك على:

 

• زيادة الرضا عن العمل

العمل بعقل مشتت يؤدي إلى الإحباط وانخفاض الإنتاج. عندما تؤدي أداءً عشوائيًا لأن الوقت ينفد، فسوف يتأثر أداؤك. تساعدك ادارة الوقت على الدخول في سير العمل والحصول على أكبر قدر من المكافآت من وظيفتك.

 

• إنتاجية أكبر

الإنتاجية هي القيام بأشياء تحقق أفضل النتائج. إذا كنت تدير الوقت ، يمكنك تخصيص مواردك العقلية لإكمال المهام بكفاءة. تساعد ادارة الوقت في استخراج أقصى قيمة من الساعات. نتيجة لذلك ، يمكنك تحقيق المزيد في وقت أقل.

 

• سمعة احترافية أفضل

تفضل الشركات الموظفين الذين يستغلون وقت الشركة ومواردها بكفاءة. تساعد ادارة الوقت في مكان العمل في إنجاز الأمور قبل الموعد النهائي.

 

سواء كان ذلك يعني تسليم المشروع في الوقت المحدد أو الاجتماع مع عميل ، فإن التخطيط لوقتك يتجنب التأخير في التقدم. كل هذا يؤدي إلى سمعة وتقدير وتقدير أفضل وتقييمات جيدة في مكان العمل.

 

• ضغط اقل

تؤدي جدولة الفترات الزمنية وحجبها إلى الهدوء الذهني والوضوح. تساعد ادارة الوقت في بناء خارطة طريق للمسؤوليات اليومية. عندما يتم فرز مهامك اليومية أو الشهرية ، سيتلاشى التوتر. ستكتسب أيضًا الثقة في أن اليوم تحت سيطرتك.

 

• فرص أكبر لتحقيق أهداف مهمة في الحياة والوظيفة

لا تقتصر ادارة الوقت على العالم المهني. إنها مهارة مفيدة ستثري حياتك بأكملها في النهاية. حتى بالنسبة لهدف شخصي ، فإن تقسيمها إلى أجزاء أصغر وتخصيص وقت لها يجعل تحقيقها أسهل. لنفترض أنك تريد غرس التأمل في جدولك المزدحم. بعد ذلك ، من خلال ادارة الوقت ، ستتمكن من تكييفها مع يومك إما عن طريق تفويض المهام غير المهمة أو تقليل الوقت الذي تقضيه في المهام الزائدة عن الحاجة.

 

كيفية تعيين أهداف واقعية لإدارة الوقت

بالنسبة للمبتدئين ، تبدو ادارة الوقت مهارة معقدة تتطلب قوة إرادة غير عادية. في الواقع ، يتعلق الأمر فقط بفهم كيفية عمل عقلك والتخطيط ليومك بذكاء. ادارة وقتك بشكل أفضل هي عادة يجب أن تنميها. إن تحديد أهداف واقعية هو المفتاح هنا: تحتاج إلى تنفيذ ادارة الوقت تدريجيًا.

 

لكي تصبح أفضل في تحديد أهداف إدارة الوقت ، يجب أن تفهم شيئين:

 

1- قيمة الوقت: يعتمد تدفق الوقت على القوة التي نمتلكها عليه. إذا كان الجدول الزمني الخاص بك معطلاً ، فإن الوقت يبتعد عنك. ولكن إذا أديرت بشكل جيد كل ساعة ، فسيصبح الوقت رفيقك. هذا واضح لأن كل واحد منا لديه نفس عدد الساعات ، لكن القليل منها فقط ينجح في ما يفعله. يتلخص في مقدار القيمة التي تضعها في الساعات.

 

2- النطاق الترددي المعرفي: النطاق الترددي المعرفي (CB) هو موردنا المحدود لاتخاذ القرارات والالتزام بالتخطيط ومقاومة الإغراءات. إنه المقدار الإجمالي لقوة التفكير التي تمتلكها يوميًا. تخيل أنه قضيب طاقة ينخفض ​​تدريجيًا على مدار اليوم. تدور ادارة الوقت حول توفير النفقات غير الضرورية لـ CB ووضعها في المهام الأكثر أهمية. CB المستنفد هو سبب شعورك بالإرهاق.

 

قد تبدو الأدوات والنصائح المتعلقة بإدارة الوقت مربكة إذا كنت تهدف إلى تناول كل شيء دفعة واحدة. في المقابل ، يتمثل النهج العملي في إنشاء أهداف صغيرة ولكنها مهمة لإتقان إدارة الوقت شيئًا فشيئًا. إليك الطريقة:

 

تحديد المناطق الضعيفة لديك: هذه هي الخطوة الأولى لتحديد الأهداف لمعرفة سبب وأين تكافح. تقنيات ادارة الوقت شاملة لأنها تغطي جميع القضايا الرئيسية التي يواجهها الناس. مع توفر العديد من النصائح ، تحتاج إلى التركيز على تلك التي تحل نقاط الألم وتجاهل الباقي. على سبيل المثال ، إذا كنت تكافح لادارة الوقت في حياتك الشخصية ، فجرب الأساليب التي تساعد في إدارة الأعمال اليومية.

 

حدد شخصيتك: تقييم السمات الشخصية التي تسبب المشكلة. هل أنت شخص مماطل رئيسي؟ أم أنك تختار مهمة جديدة بسرعة ولكنك تكافح لإنهائها؟ قبل قراءة الوصفة الطبية، قم بتشخيص حالتك. يمكنك تجربة اختبار الشخصية لفهم خصائصك.

 

اجعل الأهداف محددة: لا يمكنك إصابة هدفين بسهام واحدة. قم بتضييق نطاق تركيزك على هدف واحد معزز وجعله محددًا. على سبيل المثال ، “أريد أن أصبح أفضل في ادارة الوقت.” غامضة ولا يمكن قياسها. الهدف الأفضل هو “أريد تخصيص ست ساعات لنتيجة مركزة في العمل”.

 

ضع جدولًا زمنيًا: إن تحديد هدف جديد والعمل عليه في اليومين الأولين أمر سهل ؛ إنه مدعوم بالدافع. ولكن عندما ينضب الدافع الأولي ، قد تفقد مسار التقدم. وبالتالي ، حدد جدولًا زمنيًا وموعدًا نهائيًا لتحقيق الهدف. ليس من الضروري أن تكون مثالية ، ولكن يجب أن تكون بمثابة دليل. على سبيل المثال ، “سأقصر ساعات عملي على ست ساعات بنهاية هذا الشهر”.

 

تقنيات إدارة الوقت العلمية لاقتناص اليوم

إدارة الوقت هي كل ما يتعلق باستراتيجيات التعامل مع ساعاتك اليومية. إليك تقنيات إدارة الوقت القابلة للتنفيذ والتي ستساعدك على إنجاز المزيد في وقت أقل:

 

1. تتبع الوقت

لا يمكنك توفير الوقت إذا كنت لا تعرف أين يضيع. تغذي عقلك باستمرار بمعلومات مثل الساعات المعلقة ومدة العمل يترك لك نطاقًا معرفيًا متناقصًا. هذا هو السبب في أن تدقيق الوقت هو المفتاح لاستعادة الساعات الضائعة.

 

سجل وقتك في دفتر يوميات أو تطبيق مقابل النشاط الذي تم إجراؤه. للمبتدئين ، اذكر الساعات المستثمرة في كل ربع من مصفوفة أيزنهاور. افعل هذا لمدة سبعة أيام ، وقد تصدمك النتائج. سوف تكتشف أين يتأرجح وقتك من خلال الثغرات.

 

2. قم بعمل عميق

صاغ كال نيوبورت مصطلح “العمل العميق” ، والذي يعني “القدرة على التركيز دون تشتيت الانتباه في مهمة تتطلب معرفيًا.

 

يتيح لك العمل العميق استكشاف الجانب المعرفي غير المتداول لإخراج الذهب. يساعدك على اكتشاف أفكار جديدة وتحقيق أفضل النتائج في وقت أقل بكثير. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يتركك العمل العميق بشعور من الإنجاز في نهاية اليوم.

 

إن أداء العمل العميق يشبه الدخول في حالة التدفق. يمكن تحقيقه من خلال:

 

• حظر ساعات محددة يَوْمِيًّا وَأُسْبُوعِيًّا وَشَهْرِيًّاحسب احتياجاتك.
• تخصيص المهام الحاسمة في تلك الساعات.
• جمع كل المواد والموارد اللازمة للوظيفة.
• قطع كل المشتتات. ضع الهاتف في الوضع الصامت، واحظر علامات التبويب غير الضرورية، وكتم صوت الإشعارات، وابحث عن مساحة معزولة.

تكتسب ادارة الوقت بضع ساعات إضافية وتزيد من القيمة الموضوعة في تلك الساعات. وهذا هو المكان الذي يصبح فيه العمل العميق ضروريًا.

 

3.عمل قائمة

قد يبدو إنشاء قائمة مهام غير مهم ، لكنه يساعد في ادارة الوقت بشكل جيد للغاية. وذلك لأن أذهاننا منشغلة باستمرار بالأنشطة السابقة والمشتتات والعمل المعلق. يصبح من السهل أن تضيع في التشابك الفوضوي للعديد من المهام.

 

من الأفضل تضمين الوظائف العاجلة والأساسية لليوم في القائمة. قم أيضًا بتضمين العناصر الحاسمة اللازمة للمضي قدمًا في المشروع (إرسال بريد إلكتروني إلى المدير ، وإخطار الفريق متعدد الوظائف بشأن التحديث ، وما إلى ذلك)

 

يساعدك وجود قائمة مهام على أن تصبح مقصودًا بشأن جهودك. إنه يحسن تركيزك العام ويزودك بالمهام الحيوية التي يجب أن تكون على رادارك.

 

باستخدام قائمة المهام ، يمكنك تحديد أولويات المهام الحيوية ، وكل ما يقع خارجها يعتبر ثانويًا. كلما تشتت انتباهك ، ألق نظرة على قائمة المهام الخاصة بك للتنقل في تقدم عملك.

 

دور تطبيق تاسكد إن في ادارة الوقت

 

تطبيق تاسكد إن لإدارة المهام يعمل كمنصة واحدة مع تطبيقات إنتاجية مختلفة، مما يساعدك على الاحتفاظ بملاحظاتك والعمل في مكان واحد. يمكنك التعاون ومشاركة المستندات والملاحظات وإنشاء قاعدة معرفية مركزية لفريقك تدعمك في جميع احتياجات دارة مشروعك.

 

يمكنك استخدام تطبيق تاسكد إن لاستبدال قوائم المهام وإدارة المشروع وتطبيقات تدوين الملاحظات وجداول البيانات وما إلى ذلك. فهو يوفر لك الوقت والمال ويساعدك على متابعة إدارة وتنظيم وقتك.

 

الخلاصة

تلعب ادارة الوقت بشكل جيد دورًا مِحْوَرِيًّا في إنهاء المهام ضمن الإطار الزمني المحدد وتزيد أيضًا من إنتاجية الفرد.

 

يجب أن يتعلم الموظفون كيفية ادارة الوقت بشكل جيد في مكان العمل لتحقيق الأهداف قبل الموعد النهائي ووضع علامة خاصة بهم. الشخص الذي يفهم قيمة الوقت لا يثقل كاهله ويستمتع بكل لحظة على أكمل وجه.

 

يشير الاستخدام الحكيم للوقت من قبل الفرد لتحقيق النجاح في جميع جوانب الحياة إلى ادارة الوقت. لا تساعد ادارة الوقت الأفراد على الاستفادة القصوى من الوقت فحسب ، بل تضمن أيضًا الإنجاز الناجح للمهام ضمن الإطار الزمني المحدد.

المصادر:

1. https://www.workflowmax.com/blog/get-your-productivity-on-5-time-management-blogs-to-read-list
2. https://blog.rescuetime.com/time-management/