–  ما هي ادارة المشاريع؟

ادارة المشاريع هي مجال تخطيط وتنفيذ واستكمال المشاريع. يحقق مديرو المشاريع ذلك باستخدام مجموعة من المنهجيات والعمليات والأدوات لتوجيه فرقهم وادارة الموارد.

اليوم، يستخدم معظم المتخصصين في ادارة المشاريع برامج ادارة المشاريع لتخطيط المشاريع وتنفيذها والتحكم فيها. على سبيل المثال يتيح لك تطبيق تاسكد ان ادارة الخطط، الموارد، أيضاً يمكنك التحكم في التكاليف، كل ذلك وأكثر في أداة واحدة عبر الإنترنت.

 ما هي خطوات ادارة المشاريع بنجاح؟ 

من الواضح أن كل مشروع يتطلب سلسلة من الخطوات للإنجاز. عندما نقول خطوات ادارة المشروع في سياق هذه المقالة، على الرغم من ذلك، فإننا نشير إلى أفضل الممارسات وطريقة محددة تساعد مديري المشاريع على ضمان الكفاءة والفعالية لكل مشروع يقودونه.

يساعدك تنفيذ خطوات تخطيط المشروع على اتباع نهج موحد لادارة المشروع ، وضمان أن تنتهي مشاريعك بنجاح وضمن المعلمات المتوقعة. يمكن أن تساعدك اتباع الخطوات المبرمة أيضًا على أن تصبح شخصيًا أكثر نجاحًا وفعالية في دورك كمدير للمشروع. على سبيل المثال، نظرًا لأن خطوات ادارة المشاريع تصبح جزءًا من روتينك النموذجي، فقد تجد أنه من الأسهل إكمال جميع أجزاء المشروع. 

 المراحل الخمسة لإدارة المشاريع

1. البدء:

 خلال المرحلة الأولى من المشروع ، يتعامل الفريق مع البدء، عادةً مع مدخلات من العميل أو العملاء الداخليين أو أصحاب المصلحة الآخرين. تتضمن الأجزاء المهمة من هذه المرحلة تحديد بيان المشكلة أو الغرض من المشروع وتحديد نطاق للمشروع. مرحلة البدء تحدد المرحلة لأداء المشروع المستمر.

2. التخطيط: 

في مرحلة التخطيط، يعمل مديرو المشاريع على إنشاء جدول مشروع معقول وخرائط طريق مرئية تساعدهم على فهم الجداول الزمنية للمناصب وتبعيات المشروع. قد ينشر مديرو المشاريع أيضًا خطة اتصال توضح كيف يجب أن توثق الفرق العمل، والعمل اليدوي ، وقياس النجاح.

3. التنفيذ:

 أثناء مرحلة تنفيذ المشروع،يقوم مديرو المشاريع بتفويض مهام محددة لأعضاء الفريق، والإشراف على العقود والفواتير، وضمان اكتمال العمل وفقًا لخطط المشروع.

يساعدك تطبيق تاسكد ان لادارة المهام في إنشاء المهام لفريق عملك ومتابة تنفيذها خطوة بخطوة وتقييم الأداء بعد تنفيذ كل مهمة لضمان تحقيق أهداف المشروع.

4. المراقبة:

التحكم في كثير من الحالات، تبدأ هذه المرحلة خلال مرحلة التنفيذ. يعمل مديرو المشاريع والقيادة وأصحاب المصلحة الآخرين معًا لمراقبة ومقارنة معالم المشروع والأهداف مع إجراء التعديلات اللازمة للجدول الزمني أو الميزانية. إذا كان فريق المشروع يعمل على تحسين العملية أو الإخراج ، فقد تتضمن مرحلة التحكم قياسات لتلك المخرجات لمساعدة الفرق على معرفة متى وصلوا إلى النجاح.

5. الإغلاق(الإنتهاء)

 بمجرد انتهاء المشروع ، يكمل مدير المشروع التسليم إلى العميل أو صاحب المصلحة لإغلاق المشروع. في هذه المرحلة ، يقوم مديرو المشاريع عادةً بمراجعة نجاح المشروع، وتحليل نقاط مثل رضا العميل والالتزام بالميزانية والجدول الزمني. هذه الخطوات لدليل ادارة المشاريع تتنقل من خلال الجهود اللازمة لإطلاق وتنفيذ وإغلاق المشروع بنجاح. ولكن مع استمرار الكثير في دورة حياة المشروع، يمكن أن تكون أدوات برامج ادارة المشروع لا تقدر بثمن في ادارة الخطوات والفرق والتفاصيل.

 دورة حياة المشاريع

لا يختلف مصطلح دورة حياة المشاريع عن خطوات ادارة المشاريع بنجاح حيث تتكون دورة حياة ادارة المشروع من خمس مراحل، هما: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق.

صاغ معهد ادارة المشاريع (PMI) مصطلح مجموعات عمليات ادارة المشاريع، ويستخدم على نطاق واسع في صناعتها. يستخدم بعض المؤلفين المرادفات مثل دورة حياة المشروع أو عملية ادارة المشروع أو مراحل ادارة المشروع.

لفهم ماهية ادارة المشروع بشكل أفضل، علينا تقسيمها إلى 10 مجالات رئيسية ، تُعرف باسم مجالات معرفة ادارة المشاريع.

مجالات معرفة ادارة المشاريع

يستخدم مصطلح مجالات معرفة ادارة المشاريع لوصف جميع الجوانب المختلفة للمشروع التي تحتاج إلى إدارتها. مديرو المشاريع مسؤولون عن الإشراف على هذه المجالات ، لذا فهم يستخدمون جميع الأدوات والأساليب والموارد المتاحة لهم.

فيما يلي قائمة بجميع مجالات المعرفة العشرة لادارة المشاريع، كما وصفها معهد ادارة المشاريع (PMI) في مجموعة المعرفة الخاصة بادارة المشاريع (PMBOK).

مجالات المعرفة العشرة لإدارة المشاريع

• ادارة التكامل: تأخذ العديد من عمليات ادارة المشاريع والمنهجيات لإنشاء إستراتيجية تساعد الفرق على العمل معًا بشكل أفضل. هذا يعزز العمل الجماعي ومزامنة المعلومات لمزيد من الوضوح.

• ادارة النطاق: يتم تحديد مهام المشروع والتسليمات والمعالم الرئيسية وتعريفها والتحكم فيها من خلال عملية تتضمن جمع متطلبات أصحاب المصلحة ، وإنشاء هيكل تقسيم العمل ثم مراقبة التغييرات وإدارتها.

• ادارة الجدول الزمني: تفاصيل كيفية إنشاء جدول المشروع وإدارته ومراقبته. إنه جزء من مرحلة التخطيط لادارة المشروع ويضع جدولًا زَمَنِيًّا وَاقِعِيًّا لتحقيق أهداف المشروع.

• ادارة التكلفة: العملية التي تدير التخطيط والتحكم في التكاليف المتعلقة بالمشروع. وهذا يعني جمع التكاليف وتحليلها والإبلاغ عنها للتنبؤ بميزانية المشروع ومراقبتها لتجنب الإنفاق الزائد.

• ادارة الجودة: الإشراف على جميع الأنشطة المتعلقة بإنشاء مخرجات المشروع للتأكد من أنها تلبي توقعات الجودة. يتم ذلك من خلال الاستمرار في قياس الجودة طوال فترة تنفيذ المشروع وتصحيح أي انحرافات عن توقعات الجودة.

• ادارة الموارد: تحقيق أقصى استفادة من الأشخاص والمواد والمعدات اللازمة لتنفيذ مشروعك من خلال تخصيص الموارد وإعادة تخصيصها حسب الحاجة.

• ادارة الاتصالات: العمليات المختلفة المستخدمة لإيصال رسائل واضحة في المشروع. يتضمن إنشاء القنوات وتكرار الرسائل الصحيحة للتأكد من تلقيها في الوقت المناسب وفهمها.

• ادارة المخاطر: تحديد وتقييم ومنع أو تخفيف المخاطر في مشروعك، سواء كانت هذه مخاطر سلبية يجب تجنبها أو مخاطر إيجابية لاستغلالها.

• ادارة المشتريات: بناء العلاقات والحفاظ عليها مع الموارد الخارجية المطلوبة في مشروعك. يشمل هذا البائعين الذين يبيعون المنتجات والخدمات اللازمة لتحقيق أهداف المشروع.

• ادارة أصحاب المصلحة: تحديد أصحاب المصلحة في المشروع، وتحديد توقعاتهم وتأثيرهم ، ثم تطوير استراتيجيات لإدارتهم وإبقائهم على اطلاع دائم بالتقدم المحرز.

تحتاج مجالات المعرفة الخاصة بادارة المشاريع إلى إدارتها من البداية إلى النهاية لمشاريعك. تمر جميع المشاريع بنفس المراحل ، والتي تُعرف بدورة حياة ادارة المشاريع.

القيد الثلاثي لادارة المشاريع

يشير القيد الثلاثي المعروف أيضًا باسم مثلث ادارة المشروع أو المثلث الحديدي، إلى حدود الوقت والنطاق والتكلفة التي تنطبق على كل مشروع. وإليك كيف يعمل.

1. الوقت: يجب على مديري المشروع تقدير الوقت المطلوب لإكمال المشروع. كما يجب أن يتم ذلك أثناء مرحلتي البدء والتخطيط لدورة حياة المشروع لوضع جدول زمني يغطي مدة جميع الأنشطة.
2. نطاق المشروع: يشير النطاق إلى كل الأعمال اللازمة لإكمال المشروع. يجب تحديده خلال مرحلة التخطيط باستخدام هيكل تنظيم العمل. إذا لم يتم تحديد النطاق في خطة المشروع ، فقد يتسبب ذلك في فشل المشروع ، وهو ما يُعرف باسم زحف النطاق.

1. التكلفة: هناك العديد من التكاليف المرتبطة بالمشروع. يتحمل مديرو المشروع مسؤولية تقدير التكاليف ووضع الميزانية والتحكم فيها باستخدام طرق محاسبة المشروع وأدوات تتبع التكلفة بحيث يمكن إكمال المشروع ضمن الميزانية المعتمدة.

يوازن مديرو المشاريع بين هذه القيود الثلاثة مما يجعل المفاضلات بينهم. على سبيل المثال ، يمكنك زيادة عدد الأنشطة في نطاق مشروعك ، ولكن هذا يعني أنه سيكون هناك وقت أقل وستكون التكاليف أعلى لكل مهمة من مهام المشروع ، مما يقلل الربحية.

الآن وبعد أن غطينا أهم المفاهيم  ، حان الوقت لإلقاء نظرة على الأدوات والتقنيات التي يمكن لمديري المشاريع استخدامها للتخطيط والمراقبة والتحكم.

مراحل ادارة المشاريع: كيفية ادارة المشروع خطوة بخطوة

بعد أن حددنا المراحل الخمس لدورة حياة ادارة المشروع. حان الوقت الآن لاستخدام هذه المعلومات عَمَلِيًّا.

في هذا القسم، سنقوم بتقسيم كل مرحلة بخطوات قابلة للتنفيذ توضح كيفية ادارة المشروع.

• بدء المشروع:

هذه هي مرحلة البداية حيث يجب على مدير المشروع إثبات أن المشروع له قيمة وأنه ممكن من خلال سلسلة من وثائق ادارة المشروع. إليك أهمها:

• – دراسة الجدوى.
• – ميثاق المشروع.
• – تجميع فريق المشروع.
• – إعداد مكتب ادارة المشروع (PMO).
• – جدول أعمال اجتماع البداية.
• تخطيط المشروع

الهدف من مرحلة تخطيط المشروع هو إنشاء خطة المشروع، والتي تغطي كيفية ادارة كل منطقة من مجالات ادارة المشروع خلال مرحلة تنفيذ المشروع.

• تنفيذ المشروع

المرحلة الثالثة لادارة المشروع هي تنفيذ المشروع ، وهي عندما تتم معالجة المهام والمعالم المحددة في خطة المشروع لتحقيق أهداف المشروع.

مرحلة تنفيذ المشروع هي عندما يحتاج مديرو المشروع إلى الإشراف على جميع مجالات معرفة ادارة المشروع بينما يتقدم مشروعهم نحو مرحلة المراقبة والتحكم.

• مراقبة المشروع والتحكم فيه

المرحلة الرابعة لادارة المشروع ، مراقبة المشروع والتحكم فيه ، تتم بالتزامن مع مرحلة تنفيذ المشروع. يتضمن مراقبة تقدم وأداء المشروع لضمان بقائه في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية. يتم تطبيق إجراءات مراقبة الجودة لضمان ضمان الجودة.

يعد إعداد التقارير أيضًا جزءًا مُهِمًّا من مرحلة ادارة المشروع هذه. أولاً ، يسمح لمديري المشاريع بتتبع التقدم ، وثانيًا ، يوفر البيانات لأصحاب المصلحة أثناء العروض التقديمية لإبقائهم في الحلقة. هناك العديد من تقارير ادارة المشروع مثل حالة المشروع والجداول الزمنية وعبء العمل وتقارير التخصيص والمصروفات.

• إقفال المشروع

المرحلة الخامسة لادارة المشروع هي إغلاق المشروع، حيث يتم تقديم المخرجات النهائية للمشروع إلى أصحاب المصلحة. بمجرد الموافقة ، يتم تحرير الموارد وإكمال الوثائق وتوقيع كل شيء.

أدوات ادارة المشاريع

هناك مجموعة واسعة من أدوات ادارة المشاريع ، سواء عبر الإنترنت أو عبر الأجهزة المحمولة ، متاحة لادارة المشاريع. هذه هي أهم الأدوات لمدير المشروع:

برامج ادارة المشاريع

برنامج ادارة المشاريع هو عبارة عن منصة للمديرين للتخطيط والمراقبة والإبلاغ عن المشاريع ؛ يتيح للفرق ادارة عملهم والتعاون أيضًا. 

إن اختيار أفضل برنامج  لمؤسستك ليس بالمهمة السهلة. ويرجع ذلك أساسًا إلى وجود العديد من البدائل للاختيار من بينها. ولكن ليست كل برامج ادارة المشاريع لها نفس الميزات ، وبصفتك مدير مشروع ، تقع على عاتقك مسؤولية تحديد الأداة الأفضل لمؤسستك.

لماذا يُعد تطبيق تاسكد ان الأفضل لادارة أعمالك؟

يقدم  تطبيق تاسكد إن مجموعة من أدوات ادارة المشاريع التي تحتاجها لأخذ مشروعك في كل خطوة على الطريق الصحيح – من البداية وحتى الإغلاق. لدينا أفضل ميزات تخطيطا وجدولة وتتبع المشروع. اعرف المزيد عن اهمية تاسكد ان اضغط على  برنامج ادارة المشاريع

ابدأ مجانا مع برنامج ادارة المهام تاسكد ان

 

يمكنك ايضاً التعرف على:-

اهم مهارات ادارة الاعمال من خلال مقال ادارة الاعمال

5 مهارات لـ ادارة الوقت تعلّمها في دقائق من خلال مقال ادارة الوقت

ابسط الطرق لإدارة الموارد البشرية في شركتك من خلال مقال ادارة الموارد البشرية

المصادر: 

1. https://hive.com/blog/best-project-management-blogs/  
2. https://www.ntaskmanager.com/blog/best-project-management-blogs/